8000人效率革命！DBT“同事查找器”重磅升级

大家好！在这个飞速发展的时代，高效协作无疑是企业乃至政府机构保持活力的关键。尤其对于那些拥有庞大团队、业务跨越全球的组织来说，如何让每一位同事都能迅速找到对的人、做对的事，这不仅仅是效率问题，更是组织凝聚力和创新力的体现。

最近，英国商业贸易部（Department for Business and Trade，简称DBT）就给我们带来了这样一个鲜活的案例。他们推出了一款名为“同事查找器”（People Finder）的内部工具的测试版，目的只有一个，那就是全面提升内部的协作效率。新媒网跨境了解到，这背后凝聚了DBT员工体验团队的诸多心血，他们将用户研究、产品设计、技术开发、交付执行等多个领域的专业力量紧密结合，最终打造出了一款真正以用户为中心，能够满足实际需求的创新服务。这不仅仅是一个工具的更新，更是对现代化工作模式的深刻思考与积极实践。

以人为本：打通内部协作的“任督二脉”

在任何一个大型组织中，内部协作都是一个永恒的课题。想象一下，当您需要某个特定领域的专业知识，或者需要跨部门寻求合作时，却不知道该找谁，或者找到的人并不是最合适的，这无疑会大大拖慢工作的进度。DBT的团队深知这一点，他们从一开始就将目光聚焦在“人”和“需求”上。

时间回到今年年初，提升DBT现有的“同事查找器”工具被提上了日程。这个工具作为同事们通过内网了解彼此和团队的重要途径，承载着巨大的期望。在此之前，已经有足够多的证据表明，DBT的同事们对现有工具的改进有着强烈且迫切的需求。

例如，在2024年DBT的员工满意度调查中，有高达17%的受访者对当前的协作技术表示不满。这个数字不容小觑，它反映出相当一部分员工在日常工作中感受到了阻碍。更进一步的调查发现，尽管有83%的员工在日常内部协作中都依赖“同事查找器”，但客服台却频繁收到关于该工具使用体验不佳的反馈。这就像一个矛盾体：大家都在用，但又都觉得不好用。

雪上加霜的是，近期DBT内部经历了一系列重大的组织架构调整，比如新成立了投资办公室（Office for Investment）。任何大型机构的重组，都会对内部协作提出更高的要求。新的团队，新的职责，如何在变动中确保信息流畅、合作无碍，成为一道现实难题。同时，英国政府部门内部也面临着提高效率的“白厅目标”，这使得DBT在组织变革的关键时期，必须确保协作的有效性。

在这样的背景下，员工们发出了普遍而清晰的心声：“我需要知道哪些同事正在从事哪些工作，这样我才能更好地判断谁是最适合合作的人。”这不仅仅是一个简单的需求，它触及了高效协作的本质：信息的透明、专业的精准匹配，以及最终实现工作的顺畅交付。正是这些呼声，成为了DBT团队改进“同事查找器”的强大驱动力。

第一步：明确我们的目标——以解决问题为导向

在项目启动之初，DBT团队并没有急于提出“如何改进‘同事查找器’”这样的产品导向型问题。他们深知，如果仅仅从产品本身出发，很容易陷入局部优化，而忽略了用户真正需要解决的问题。

新媒网跨境认为，这种思考方式非常值得我们借鉴。他们选择跳出产品本身，而是聚焦于“同事查找器”旨在帮助用户完成的任务或达成的目标。他们用一个清晰的问题陈述来引导整个项目的创意和实验性产品设计，确保所有的努力都能对现实工作产生切实的影响。

那么，这个引导性的问题是什么呢？它变成了：“我们如何才能改进‘同事查找器’，以更好地支持DBT同事的协作需求，从而让他们能够更有效地履行职责？”这个问题的核心，在于从用户的角度出发，思考工具能为用户带来什么价值，而不是工具本身能实现什么功能。这种以解决实际问题为核心的理念，为项目的成功奠定了坚实的基础。

第二步：精准定位——谁是我们需要重点支持的“关键协作者”？

DBT内部拥有超过8000名员工，他们每个人都有自己独特的协作方式，同时也有许多共通的协作需求。面对如此庞大的群体，如果眉毛胡子一把抓，资源和精力必然会被稀释，效果也难以保证。因此，DBT团队做出了一个明智的决定：战略性地聚焦。

他们优先锁定了一个被称为“关键协作者”（Critical Collaborators）的群体。这类同事有着鲜明的特征：首先，他们高度依赖“同事查找器”来与自己直接团队之外的同事建立联系；其次，他们直接参与DBT政策制定、投资促进和战略优先事项的交付，这些工作对于提升英国的经济增长至关重要。

通过这样的精准定位，DBT团队能够将有限的资源投入到最有价值、影响力最大的地方，确保改进后的工具能够最大限度地赋能那些对组织目标贡献最大的员工。这种集中优势兵力解决关键问题的策略，无疑是高效项目管理的重要一环。

第三步：深入调研——洞察“关键协作者”的真实需求

确定了目标用户后，接下来的工作就是走近他们，倾听他们的声音，了解他们的真实需求。DBT团队与这些“关键协作者”进行了直接交流，深入探讨了他们日常工作中成功的协作模式是怎样的，面临着哪些挑战，以及他们期望达成的最终目标。

他们不仅仅是听取反馈，更重要的是进行了细致的观察。团队观察了员工们在使用现有“同事查找器”完成任务时的表现，详细记录了哪些功能运行良好，哪些地方令人沮丧。通过这些第一手资料的收集与分析，尽管不同场景下员工们的需求有所差异，但最终浮现出四个共同的核心主题：

1. 行业专长需求：例如，负责政策简报的团队经常需要迅速识别出正确的个人或团队，以便及时回应紧急的议会质询，比如那些关于清洁能源行业的问题。在这种情况下，时间就是金钱，精准定位专业人士至关重要。
2. 市场专长需求：负责行业领域的领导们，常常需要找到海外的专业人士，以帮助英国企业成功进入中东、巴基斯坦等特定市场。这要求他们能够快速找到具备当地市场知识和人脉的专家。
3. 精细化专业知识需求：仅仅知道“医疗保健”这样宽泛的类别是远远不够的。行业负责人需要找到在“诊断系统”这样更细分领域有专长的人，才能起草出精准且有针对性的政策简报。这就要求工具能够支持更深层次、更具体的专业能力搜索。
4. 可见性和可及性需求：一些同事的工作是为全球170个国家的员工提供支持。他们需要自己的专业知识和指导能够被其他人发现并利用，这意味着他们的个人专长必须具备高度的可发现性和易于接触性。

一位受访者深有体会地表示：“我的一个重要优先事项就是希望能够被外界联系到，能够被找到，所以我希望‘同事查找器’能真实地反映我正在做的事情。”这番话道出了许多专业人士的心声：希望自己的贡献和能力不被埋没，能够被组织充分利用。

第四步：创新重塑——“同事查找器”的全新蜕变

在全面理解了用户需求之后，DBT团队并没有停留在理论层面，而是迅速投入到实际的产品重塑中。他们采纳了敏捷迭代的设计理念，将早期概念方案与用户进行反复测试，评估其有效性。这种快速试错、不断优化的方式，确保了产品在正式发布测试版（MVP）之前，能够尽可能地完善和贴合用户预期。

那么，重新设计后的“同事查找器”究竟有哪些令人眼前一亮的新功能呢？

1. 全新的“角色与职责”标签页：

现在，同事们可以在自己的个人资料中添加他们的行业、市场和关键词信息了。这些新字段的加入，极大地提升了用户寻找专业知识的便捷性，有力地支持了高效协作和知识共享。特别值得一提的是，团队在设计时充分考虑了海外同事的需求，他们现在也能在个人资料中添加市场和所在地点信息，这无疑让全球分布的团队协作变得更加无缝。

2. “关键词”功能：让专长无处遁形

一个全新的“关键词”字段被引入，它允许用户捕捉一系列具体的专业知识和特长。这些关键词可以包括细分行业或高度专业化的主题（比如“医疗技术”或“半导体”），也可以是技术技能（比如“Python”编程语言），甚至是战略优先事项（比如“未来DBT”计划）。

一位参与者感叹道：“这对于像我一样四处碰壁、苦苦寻找最有可能提供我所需帮助的人来说，简直太有用了！”另一位参与者在思考如何使用新功能时表示：“很有意义。我会把目前参与的主要工作流程都写进去。”这些反馈充分说明了“关键词”功能在精准匹配方面的巨大潜力。它打破了传统部门和职位的限制，让员工的实际工作内容和专业能力能够被更准确地呈现和检索。

3. “发现”工具（测试版）：一键探索新可能

新增的“发现”功能，让用户能够以前所未有的便捷方式探索内部人才库。通过这个工具，用户可以：

• 按行业和市场进行筛选：快速缩小搜索范围，直达目标群体。
• 以易于阅读的磁贴形式查看关键词：一目了然地比较不同角色的专长，迅速找到最匹配的同事。

一位参与者对此评价道：“当你想找一个特定的同事，但不知道他们的名字或职位时，它会让你更容易找到联系人。”这正是“发现”工具设计的初衷，它解决了一个常见的痛点——“只知其事，不知其人”的困境。

4. 全新的“延长假期”标签页：确保工作不间断

这是一个颇具人性化的实验性功能。用户现在可以在个人资料中访问一个“延长假期”标签页，用以表明自己将进入较长时间的休假，并指定一位替代联系人。在尚未实现与Outlook日历系统完全整合的情况下，这个功能旨在确保在个人休假期间，工作能够得到有效延续。DBT团队也表示，他们将持续对这一功能进行测试和迭代，以期达到最佳效果。这体现了对员工的关怀，也确保了团队工作的连贯性。

第五步：持续改进——在“测试”中成长，在“迭代”中完善

新媒网跨境获悉，经过一番精心打磨，全新的“同事查找器”测试版已于上个月在DBT的内部网络上正式上线。但这并非终点，而是一个全新的起点。DBT团队深知，任何一款产品的生命力都源于持续的优化和改进。

未来，他们将通过持续的用户研究，评估这些新功能的实际效果，并据此发现未来的改进空间。他们秉持着“追求进步，而非完美”的理念，相信通过不断倾听用户反馈，逐步迭代，才能最终打造出真正卓越的产品。

接下来，DBT团队将与商业贸易部内部的各部门和团队展开更深入的合作，确保每一位同事都能从这些新功能中获益。同时，他们也持开放态度，欢迎其他政府部门或机构中，如果有团队正在解决类似问题或开发类似工具的同行们，能够与他们取得联系，共同交流经验，互相学习。这种开放共享的精神，无疑将促进公共服务领域的整体进步。

通过“同事查找器”这个案例，我们看到了一个现代化政府机构在数字化转型浪潮中，如何通过以人为本、持续迭代的方式，提升内部效率，最终更好地服务于国家经济发展的使命。这不仅仅是技术上的创新，更是管理理念上的飞跃。

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本文来源：新媒网 https://nmedialink.com/posts/dbt-8k-staff-efficiency-revolution.html