Shopify库存管理避坑：省52h→订单成功率翻倍!

各位跨境卖家朋友们，大家好！作为在跨境电商圈摸爬滚打多年的老兵，我深知大家在日常运营中会遇到各种“坑”。今天，咱们就来聊聊Shopify库存管理的那些事儿，特别是“On hand”（在库库存）和“Available”（可售库存）这两个看似简单却常常让人犯迷糊的概念。

很多时候，咱们的店铺一上新、订单一多，库存数据就开始“打架”。为啥？因为Shopify后台看到的库存数字，它里面藏着大学问。如果搞不清楚“在库”和“可售”的区别，那超卖、断货、客户投诉这些麻烦就可能接踵而至，白白损失了宝贵的客户信任和真金白银。

这篇教程，新媒网跨境获悉，就是手把手教你如何精准理解Shopify的库存逻辑，避开那些隐藏的库存陷阱，让你的店铺运营更顺畅，利润更丰厚。

库存管理不善，跨境生意损失的不仅仅是钱

Shopify库存后台界面

库存管理上的一个小疏忽，可能引发连锁反应，给你的生意带来实实在在的损失。

经营层面：

• 收入和信任受损： 超卖导致客户体验差，退款、差评随之而来。
• 错过商机： 实际有货却显示缺货，白白错失了销售机会。
• 客户流失： 频繁的履约失误会大大降低客户的忠诚度。

运营层面：

• 耗费精力： 团队每周都要花大量时间去手动核对库存，而不是把精力放在业务增长上。
• 月结地狱： 月底盘点对账，从几个小时拖成几天，效率低下。
• 疲于奔命： 团队成员不是在解决库存问题，就是在解决库存问题的路上。

资金层面：

• 资金积压： 滞销库存占用大量流动资金。
• 成本增加： 为了弥补库存不足，紧急补货的成本往往更高。
• 决策延迟： 不准确的财务数据，会让你的经营决策变得困难。

记住，随着销售渠道的增加、仓库地点的分散，以及与各种会计系统的对接，每一次新的连接点都会成倍增加库存出错的风险。如果不能实现实时同步，每个系统都可能“各唱各的调”。等到你发现问题的时候，客户可能已经下单购买了你“根本不存在”的库存。

Shopify“在库”vs.“可售”库存，核心区别在这里！

Shopify后台的库存数字，看起来好像挺简单，但里面其实藏着很多细节。很多错误，都始于对“On hand”（在库）和“Available”（可售）这两个概念的混淆。

• 在库库存 (On hand)： 指的是你仓库里所有商品的实际物理数量。在Shopify后台，你可以在“产品 > 库存 > 数量”里看到它。
• 已承诺库存 (Committed)： 这是那些已经被客户订单（包括草稿订单）预留的商品数量。它不会直接显示在一个总数里，通常需要你在订单详情里去查。
• 可售库存 (Available)： 这个才是客户真正能下单购买的数量。它的计算方式是：在库库存 - 已承诺库存。你可以在“产品 > 库存 > 可售”看到这个数字。
• 在途库存 (Incoming)： 指的是你已经下单采购，但还没实际收货入库的商品数量。通常在采购订单或调拨单里体现。

理解这几点，是咱们做好库存管理的基础。

5大库存“虚高”陷阱，手把手教你如何排查！

这五个常见的库存管理误区，就像悄悄吞噬你利润的“隐形杀手”，让你的“在库”数量看起来很高，实际上却危机四伏。学会提前识别它们，是保证库存准确和盈利的关键。

陷阱一：忽视待处理订单和已预留库存

很多卖家朋友容易犯这个错误：认为“在库”的就都能卖。但实际上，你的“在库库存”里可能已经包含了那些已经被客户下单、但还没发货的商品。如果你只看“在库”数量就去补货，很可能就会补晚了。那些显示还有50件的商品，说不定已经有客户下单了，正等着发货呢！

新媒网跨境提醒： 如何排查？ 每周抽时间对比一下Shopify后台的“在库库存”和“可售库存”。如果这两个数字之间的差距越来越大，那说明你的待处理订单占用了大量的库存。这时候，你需要深入查看未发货订单报表，才能了解库存的真实情况。

陷阱二：未能及时处理损坏或不可售库存

仓库里总会有一些商品，比如破损的、过期失效的，或者客户退回后无法二次销售的。这些商品虽然物理上还在仓库里，但它们已经不能卖了。如果你的系统仍然把它们算作“在库库存”，那就麻烦了。比如，系统显示有100件，但实际上能卖的只有85件。这样一来，你就会高估了实际可售的数量，导致补货不足。

如何排查？ 建立一个规范的流程：每月定期盘点，核对仓库里的实际可售商品数量与系统数据。一旦发现有损坏或不可售的商品，立即从库存数据中移除。不要让它们“拖累”你的库存准确性。

陷阱三：多渠道库存不同步的“老大难”问题

很多跨境卖家都面临这个问题：你在Shopify开店，同时还在亚马逊等外媒平台销售，甚至还有线下门店。每个销售渠道都显示自己的“在库”数量，但它们之间并没有实时互通。比如，你的Shopify显示还有30件库存，而亚马逊可能在一个小时前已经卖掉了10件。这样一来，你的总“在库”数量就虚高了，因为其中包含了那些已经售出但未同步的数据。

如何排查？ 把所有销售渠道的“在库库存”加起来，然后与你仓库的实际盘点数量进行对比。如果数字对不上，那说明你的渠道之间库存不同步，正在虚报你的真实库存。

陷阱四：把“在途库存”也算成“在库”

有些系统，在供应商发货后，还没到仓就直接把这些商品算作“在库”了。可问题是，这些货还在路上呢，你根本卖不了。如果把这些“在途”的商品也算成“可售”，那就会导致超卖，让客户失望。

如何排查？ 仔细审视你的入库流程，检查系统是否在收到货并确认入库之前，就将商品计入“在库”数量。在你的库存报表中，务必将“在途库存”与仓库里的实际库存分开。

陷阱五：忽视库存损耗和盗窃

库存数量的减少，除了销售，还可能是因为各种损耗：员工偷盗、发货错误、盘点失误，甚至一些未记录的样品出库。这些小小的差异，日积月累，会使得你的系统库存与实际库存之间出现越来越大的偏差。

如何排查？ 对于高价值的SKU，每周进行循环盘点；对于所有库存，每季度进行一次全面的物理盘点。将损耗作为库存价值的一个百分比进行追踪。如果损耗率持续超过1%到2%，那就需要深入调查了。

为了解决这些痛点，像Webgility这样的工具就能派上用场，它能实现实时库存同步，将Shopify、亚马逊以及你的会计系统数据瞬间更新，确保所有数字始终一致。

你的每日库存健康检查清单

店铺规模小的时候，手动核对库存还勉强能应付，但随着业务量的增长，自动化库存管理就成了必选项。参考这份清单，帮你预防大部分库存错误。

每天检查：

• 查看Shopify后台的开放订单和草稿订单（订单 > 所有订单，订单 > 草稿）。
• 检查POS系统中的商品预留情况（Shopify POS 应用 > 库存 > 预留）。

每周检查：

• 核对入库商品和调拨库存（产品 > 库存 > 在途）。
• 审阅安全库存和手动缓冲库存设置（产品 > 库存 > 库存历史记录）。

随着订单量的增长，手动检查只会成为效率瓶颈。大家需要积极寻找那些能够自动化这些步骤、自动标记库存差异的工具。

手动库存管理失灵时，自动化是唯一出路！

当你的业务达到一定规模，多渠道、高销量、多仓库的运营模式，手动管理根本跟不上节奏。这时候，自动化是唯一 scalable（可扩展）的解决方案。

如果你出现以下情况，说明你已经不适合手动管理库存了：

• 日订单量超过20单。
• 在两个或更多销售渠道或仓库地点销售。
• Shopify与你的电商会计系统之间频繁出现数据不匹配。
• 月末对账需要几天而不是几小时才能完成。

选择库存解决方案时，新媒网跨境建议你重点关注以下几点：

• 实时同步： 数据更新要在几秒或几分钟内完成。
• 无缝对接： 能与Shopify以及主流的会计软件（如QuickBooks、Xero）集成。
• 多渠道多地点支持： 能同时管理多个销售渠道和仓库的库存。
• 自动化对账和预警： 能够自动核对数据，并及时发出库存差异预警。

Webgility在这方面表现出色。它通过自动化对账，省去了每周耗费数小时的手动匹配工作。同时，异常预警功能可以在库存差异导致超卖之前就发出提醒。多地点支持确保了仓库和零售店之间的库存数据准确无误，告别了传统依赖表格追踪的低效方式。

举个例子，美国有一家婴儿服装零售商Nappy Shoppe，他们通过多个渠道销售商品。因为手动管理库存和订单，他们的QuickBooks账目足足拖了八个月，根本不清楚自己的财务状况和真实库存水平。

在使用Webgility后，他们每周在发货和订单录入上节省了52小时，发货人工成本降低了88%。更重要的是，他们终于获得了准确的库存数据，能够做出明智的业务决策了。

常见问题解答 (FAQs)

(1) Shopify的“在库库存”和“可售库存”到底有啥区别？

“在库库存”是指你仓库里的所有商品总数。“可售库存”是在“在库库存”的基础上，减去所有已被预留的商品（包括订单、草稿订单、商品预留等）后，才是客户可以实际购买的数量。只有“可售库存”才能被客户下单。

(2) 我应该多久检查一次库存是否匹配？

如果你的店铺只在一个渠道销售，那么建议你每天检查。但对于多渠道或高销量的店铺，最好是使用自动化工具，实现库存的实时预警和匹配。

(3) 手动调整库存能解决会计和库存不匹配的问题吗？

手动调整只能解决偶尔出现的个别错误，但它解决不了深层的数据同步问题。要彻底解决，你需要借助工具来实现库存和会计数据的自动化对账。

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本文来源：新媒网 https://nmedialink.com/posts/shopify-inventory-traps-save-52h-2x-orders.html