orgaMAX文档自动附加实操：30分钟极速搞定信息合规

各位跨境卖家朋友们，大家伙儿都知道，现在做生意，尤其是咱们出海的，信息透明度要求越来越高。客户那边也越来越挑剔，各种规定更是层出不穷。想把那些必要的公司信息，比如隐私政策、退换货条款（针对消费者的），还有像咱们的通用业务条款（AGB）、价目表、甚至是营销信息等等，都及时有效地传递给客户、潜在客户和供应商，这事儿可真不是随便就能做好的，稍不留神就可能出纰漏。

好消息是，新媒网跨境了解到，现在有一款名为orgaMAX的财务管理软件，它提供了特别实用的功能，能让咱们在发送报价单、发票或其他业务文件时，直接就把那些关键的PDF格式文件精准地附带给客户和潜在客户。
mail-illu

这种按需、选择性地发送PDF文件的功能，不仅支持咱们通过邮件发送，还能在orgaMAX的在线客户中心，也就是“shareHUB”平台上实现。接下来，我手把手教大家怎么激活这个自动发送和下载功能，并把咱们需要的文件都妥善配置好。

第一步：激活邮件自动附加文档功能

咱们先从邮件发送说起。要找到这个功能，你得进入orgaMAX的工作界面，找到“设置 > 我的账户”，然后在“邮件附件”这个版块里就能看到相关的设置选项了。
mail-anhaenge1

这里，系统会让你决定哪些PDF文档，在发送特定类型的邮件时，需要自动作为附件一同发出。很简单，点击那个“PDF发送”按钮，然后把你所有需要的文件都上传上去。

上传之后，“邮件附件”这个区域看起来就像下面这张图一样：
mail-anhaenge2

接下来是精细化设置。当你的鼠标移到某个文件上时，右边会出现一个铅笔和一个垃圾桶的图标。如果某个文件不需要了，直接点击垃圾桶就能删除。点击铅笔图标，右侧会弹出一个独立的编辑区域：
mail-anhaenge3

在这里，你可以进行几项重要的操作和设置：
(1) 通过“加号”和“减号”图标，你可以放大或缩小文档内容的预览视图。
(2) 点击那个向下箭头，就能把当前文档下载到本地电脑。
(3) 点击文件名旁边的铅笔图标，会弹出一个编辑框，你可以给这个文档重新起一个更清晰、更有意义的名字。
(4) 最关键的是，通过这些业务类型选择器，你能设定这个文档必须随哪种类型的业务邮件一起发送。比如，通用业务条款（AGB）基本上适用于所有业务类型，但退换货条款可能就没必要跟着报价单一起发，只有在涉及实际销售时才需要。

小贴士： 对于通用业务条款（AGB）是不是有点摸不着头脑？orgaMAX的博客文章里有详细介绍：“AGB：没有小字条款，怎算得上是合格企业？”；关于数据保护的规定，可以参考文章：“不留漏洞：通用数据保护条例（GDPR）对小企业也适用！”

千万别忘了，点击右下角的“保存”按钮(5)，你的所有更改才能生效。然后按照同样的方法，对其他需要自动发送的文档进行设置。

搞定！从今以后，当你再向客户或潜在客户发送业务文档时，orgaMAX财务管理软件就会把这些你配置好的配套文件，自动添加到邮件附件里。这可大大减少了人工操作的麻烦，也避免了漏发重要文件的风险。

精细化调整：掌控邮件文档发送

咱们举个例子。假设你已经设置好了，每一份订单确认书都必须附带你的通用业务条款（AGB）、退换货条款以及必要的隐私政策。那么将来在“销售 > 订单”工作区发送邮件时，发送对话框会变成这样：
auftrag-beispiel

在“给客户的短消息”输入框下方，你会看到(1)预设的邮件附件列表。如果这次邮件发送，某些文件确实没必要带，你可以直接点击从当前邮件草稿中删除。反过来，如果想临时多发一两个文件，那就点击(2)上传区域，从你的本地文件夹里选择文件，或者直接拖拽进去。最后，点击(3)“发送邮件”按钮，这份带着所有附件的消息就飞向客户啦。

稳健经营：自动化、灵活性与及时性一个都不能少

通过这种实用的自动化发送功能，咱们就能确保不会遗漏任何重要的信息，让业务流程更规范。同时，咱们也始终掌握着主导权，可以灵活决定在具体业务中到底发送哪些文档。

说到自动化发送，各位老板们可别忘了定期检查一下这些必发文档是否还是最新的。尤其是一些“保质期”较短的信息，比如价格表、季节性营销活动或者特别优惠等等，都要及时更新，以免给客户带来困扰或造成误解。

第二步：为客户中心填充下载文档

sharehub-illu

接下来，咱们聊聊前面提到的orgaMAX财务管理软件在线客户中心的文档下载区。如果说邮件附件的数量没有限制，那么在“shareHUB”平台，你可以为客户提供最多三个常用文档供下载，比如通用业务条款（AGB）、退换货条款和价目表。

这些文件的选择，可以在orgaMAX工作区“设置 > shareHUB”的“文档”部分进行设置：
sharehub-dokumente1

文件上传后，设置界面看起来就像下面这样：
sharehub-dokumente2

实战经验分享： 在上传文档之前，请务必确保文件名清晰明了、有足够的说明性。只有这样，咱们的客户在在线客户中心看到文件列表时，才能一眼就知道这些内容是关于什么的。请注意，与邮件附件不同，在“shareHUB”的设置中，上传后的文件是无法再改名的。不过，如果某个文件不需要了，随时可以点击垃圾桶图标删除。