d.velop流程自动化实操→15分钟极速搞定效率提升

在当今的商业世界里，数字化办公早已不是新鲜事，它可是企业提升效率、保持竞争力的“杀手锏”。然而，新媒网跨境获悉，不少中小型企业，员工们仍然深陷各种手动流程，把宝贵时间耗费在那些既无产出又消磨士气的“猴子工作”上。

“数字工作场所自动化”正是为解决这一痛点而生。它通过平台或软件方案，自动化处理日常繁琐流程，让重复性任务不再占用人力。有了数字化的工作环境，集成微软365、SharePoint等常用工具，并借助云端功能，团队的负担能明显减轻。如果再融入人工智能的智慧，数字办公空间就能实现真正意义上的深度整合，让智能办公不再是空中楼阁，而是触手可及的实战利器。如何实现这一切？请跟我一起来，咱们一步步拆解。

什么是数字工作场所自动化？

数字工作场所自动化，它可不仅仅是把各种工具堆到一起。传统的数字办公，可能只是把微软365、SharePoint这些工具打包。但数字工作场所自动化追求的是更深层次的“智能办公”：它把文档管理、流程自动化和数字办公工具的集成，全部汇聚到一个平台上。

云、人工智能与数字化流程，三驾马车齐驱

一套现代化的软件解决方案，能帮助企业实现工作流程的自动化，大幅减少重复性操作，从而显著提升团队效率。这其中，云计算、人工智能和数字化流程的结合，是其核心优势。带来的好处是显而易见的：

• 效率飞升： 任务处理更快，没有信息断层，一气呵成。
• 错误减少： 自动化流程意味着人为失误的几率大大降低。
• 透明可追溯： 流程中的每一步都清晰可见，有迹可循，随时可以查询和归档。

数字办公面临的挑战与破局之道

未来的数字办公，承诺着高效率、高灵活性和无缝协作。但实战中，企业往往会遇到不少障碍，让全面数字化的道路变得崎岖。常见的挑战包括：

• 文档散乱无章： 文件七零八落，版本管理混乱。解决之道是引入文档管理系统（DMS），比如在SharePoint、微软365或其他数字办公工具中，实现文件集中存放、版本控制和安全访问。
• 手动流程耗时耗力（“猴子工作”）： 日常琐事占据大量时间。通过流程管理软件自动化工作流程，员工就能把精力投入到更有价值的创造性工作中去。
• 系统繁杂、缺乏整合： 各种工具之间“各说各话”，无法协同。整合数字办公工具，才能确保流程顺畅，实现集中管控。
• 合规与安全： 数据隐私和法规要求必须遵守。数字化办公能保障流程安全、可追溯，并符合审计要求。

数字工作场所自动化的核心构成

一个完善的数字工作环境，是数字工作场所自动化的“心脏”。以d.velop documents为例，它能够智能自动化文档流程，构建一个集高效、安全和透明于一体的未来数字工作空间。其自动化核心组件包括：

• 文档自动归档与流程化
  通过自动化工作流，文档在接收时即可被结构化归档、分类，并为后续处理做好准备。这有效减少了信息传递中的“断点”，确保信息即时可用，这是现代数字办公空间的基础。

  实战案例：数字化人事档案
  人事部门对此尤为受益。d.velop documents能将人事档案实现全面数字化管理。从员工入职到合同续签，所有文件都得到安全归档，减少了归档错误，并加速了相关流程。

• 提升效率与质量的优势
  通过与现有系统的整合，员工能够迅速获取所需信息，形成一个无缝的数字工作环境。这不仅节约时间，减少出错，更为员工腾出了处理高价值任务的精力。恰当整合数字办公工具，能让传统办公室蝶变为未来的高效数字工作场所。

d.velop process studio：智能流程管理

有了d.velop process studio，流程管理变得真正智能、自动化，且贴近实战。日常的重复性任务、审批流程以及像请假申请、文件批复这类标准化流程，都能通过简单的操作实现数字化。更妙的是，它采用低代码/无代码开发模式，业务部门可以与IT部门协作，直接参与到流程设计中。

• 自定义表单，无缝融入工作流
  其内置的表单设计器，支持拖拽式创建个性化表单，并能无缝嵌入到现有工作流中。模板库提供了快速启动的方案，而脚本引擎则允许更灵活的定制和外部系统对接。
• 分析、优化工作流，识别瓶颈
  企业能随时掌控全局：通过监控工具，可以分析、优化工作流程，并提早发现潜在瓶颈。结果就是：流程更高效，手动操作减少，为战略性任务留出更多空间。d.velop process studio不仅自动化流程，更让流程变得可衡量、透明且面向未来。

专访d.velop产品经理Katharina Marx：实用洞察分享

很多企业每天都在与耗时的工作、复杂的审批流程以及优化流程的压力作斗争。新媒网跨境特别邀请了d.velop的产品市场经理Katharina Marx，分享她对d.velop process studio的经验，以及企业如何在自动化流程的同时，确保员工的高度接受度。

问：Katharina，在你看来，企业通过d.velop process studio能最快、最有效地消除哪些最让人沮丧或耗时的“猴子工作”？

Katharina Marx： “最耗时的‘猴子工作’，也是d.velop process studio能最有效消除的，就是那些手动收集、审核和转发信息的任务，尤其是在重复性审批流程中。无论是处理发票、请假申请、合同文件还是内部协调，许多企业的文件依然通过邮件、Excel或PDF在人与人之间流转。这导致了延迟、信息断层和无休止的询问。d.velop process studio能将这类‘猴子工作’彻底自动化：信息会自动流转到正确的负责人，任务集中可见，处理时间大大缩短。企业能迅速从中受益，因为这个流程构建器非常直观——简单的流程几分钟就能通过我们的模板导入系统并投入使用。”

问：新流程的引入，往往因为员工接受度不高而受阻。你有什么建议，能让d.velop process studio的自动化不仅技术上可行，更能让用户乐于使用？

Katharina Marx： “最重要的建议是：尽早让员工参与进来，并让他们明显感受到负担减轻。自动化只有在用户立即感觉到日常工作变得轻松时，才会被接受。因此，初期应优先选择那些最让员工感到沮丧或造成不必要工作的流程。当员工看到通过清晰的任务概览、自动提醒和更少的手动步骤节省了时间时，接受度自然会提高。此外，推广 rollout 应尽可能低门槛。d.velop process studio的界面为员工提供了理想的透明度。向他们展示流程是如何构建的，需要多少次点击，以及系统如何支持他们。通过这种用户体验为中心的关注，解决方案很快就会被视为真正的工作便利，而不是一个控制工具或额外的负担。”

问：与市面上其他工作流工具相比，d.velop process studio的决定性优势是什么？尤其是在与d.velop documents文档管理系统的协同作用下？

Katharina Marx： “最大的优势在于工作流自动化与文档智能的无缝结合，全部都在一个生态系统内。许多工作流工具可以建模流程，但一旦涉及到文档，就会出现接口断裂、需要额外工具或信息载体转换。d.velop process studio正是与d.velop documents在这点上发挥了关键作用。文档、数据和流程在后台作为一个单一、连贯的信息流协同工作：

1. d.velop documents中的文档自动整合到工作流中。
2. 数据可以直接在流程中使用。
3. 期限、版本和权限得到全程管控。
4. 归档、存档和合规性自动完成。

结果是一个不仅能描绘工作流，还能将整个业务流程数字化，从捕获到处理再到安全归档的系统。正是这种端到端的集成，让d.velop process studio明显区别于那些孤立的工作流工具。”

d.velop pilot：用AI智能拓展自动化边界

数字工作环境的要求不断升级：员工需要更快获取信息，高效处理日常任务，同时还得驾驭复杂流程。d.velop pilot正为此而来：这个基于聊天的AI助手，能智能地访问文档库，实时回答问题，并无缝集成到现有工作流中。如此一来，工作流程不仅实现了自动化，更变得透明，显著减轻了员工负担。其重要特性包括：

• 聊天式AI： 直接从文档库中获取问题答案。
• 文档自动化： 自动识别、分类和总结文档内容。
• 流程支持： 智能辅助日常任务。
• 知识激活： 企业知识即时可用、触手可及。
• 安全与灵活： 数据尽在掌握，可选择符合欧盟标准的AI服务提供商。

跨系统集成：打造智能办公生态

在数字化办公环境中，各个系统之间必须“互通有无”。数字工作场所自动化正是要建立这种智能连接，将微软365、SharePoint、d.velop documents以及员工日常使用的各种工具串联起来。结果就是：减少点击次数，消除信息孤岛，为真正的价值创造节省出更多时间。

• 工作流在后台自动运行
  告别手动查找文件、下载附件或管理文档版本，工作流将自动在后台完成这一切。邮件附件会直接归档到DMS（文档管理系统）的正确位置，无需人工干预。Office文档自动同步，始终保持最新，并在需要时随处可用。

• 文档管理与流程管理的融合
  这种无缝衔接，让文档管理和流程管理不再是彼此独立的两个世界。一个文档能够自动触发相应的流程，启动审批，通知相关人员，并以合规的方式归档，一切都仿佛自动发生。

• 将工具连接成真正高效的生态系统
  跨系统集成让数字工作环境更高效、更智能。它将各类工具连接成一个真正的生态系统，能减轻员工负担，打破部门壁垒，一步步引领企业走向自动化未来。

数字工作场所自动化：企业发展的新引擎

数字工作环境的优劣，取决于驱动它的流程。为了让自动化不流于形式，而是真正创造价值，企业应采取结构化的方法，遵循清晰的最佳实践，兼顾效率与灵活性。

1. 自动化前，先深入分析流程
   自动化会放大每一个模式——无论是好的还是坏的。因此，真正的数字工作场所自动化，总是从彻底分析现有流程开始。哪里出现延误？哪些步骤是多余的？哪些决策可以标准化？只有当流程清晰定义后，才能进行有意义的数字化，并为后续的规模化打下基础。

2. 标准化并自动化日常耗时工作
   重复性任务是生产力的最大杀手。无论是文档审批、反复的审批路径还是手动数据传输：任何重复、基于规则且可预测的任务都应该自动化。标准化的工作流不仅能提高速度，还能保证质量和合规性。员工因此能将时间用于真正重要的事情：创造价值的工作。

3. 模块化思维：组合解决方案而非妥协
   现代办公环境需要灵活的工具。通过d.velop documents、d.velop process studio或d.velop pilot等模块化解决方案，组织可以选择最适合自身需求的组件，而无需受限于僵化的平台逻辑或昂贵的定制开发。结果就是：最大的适应性，快速的实施，以及一个能够随需求增长的数字工作环境。

4. 衡量成效，持续改进工作流
   自动化并非一蹴而就。只有持续衡量周转时间、流程成本和用户反馈，才能发现改进点。那些以KPI驱动优化的企业，不仅能实现更高的效率，还能发现更多自动化潜力。如此一来，数字工作场所自动化就成为一个持续成功的系统，而非一次性项目。

自动化工作流：实战案例解析

设想一下：邮箱里收到一封新邮件，可能是报价单、合同或客户咨询。现在，不必再手动转发、保存、移动到文件夹，或通过聊天通知同事，一个预设好的工作流会自动启动。流程管理软件在这里是智能文档处理（IDP）不可或缺的一部分。作为由AI驱动的文档处理解决方案，IDP能够识别邮件内容，提取关键数据，并直接触发后续步骤：文档自动生成、审核、批准。邮件附件也被自动归档，完全符合审计要求。

无需深厚编程知识，轻松建模工作流

通过d.velop process studio（d.velop平台的一部分），即使没有深厚的编程背景，也能轻松建模此类工作流：这是一种无代码/低代码方案，让业务部门能够自主设计流程。实际操作是怎样的呢？

• 表单逻辑与触发器： 当收到具有特定属性（如特定发件人地址、主题或附件）的邮件时，会自动触发一个表单，作为工作流的起点。
• 文档生成： 利用Office（Word, Excel等）模板，可以自动生成文档，例如合同草稿或报告，并用邮件或其他系统中的数据填充。
• 自动审批流程： 生成的草稿会自动进入审批工作流。相关员工会收到任务通知，审核文件，进行批准或提出反馈，整个过程没有任何信息断层。
• 归档与透明： 工作流完成后，最终文档将安全归档到d.velop documents。同时，原始邮件及其附件也结构化地存档，所有流程步骤都有详细记录。
  

d.velop：数字流程自动化的理想伙伴

现代数字工作场所需要的不仅仅是数字化的文件柜，它更需要真正的自动化。d.velop将文档管理系统、强大的流程管理软件、人工智能以及无缝的微软365集成，整合为一个全面的平台，助力“智能工作”和“远程办公”。

d.velop documents中基于聊天的AI助手

通过d.velop documents中基于聊天的AI助手、智能工作流和灵活的集成，d.velop能有效减少烦人的“猴子工作”，支持团队高效远程协作。他们的解决方案贴近实战，灵活多变，并可根据行业需求定制，是那些希望显著提升数字工作环境的企业的理想选择。

与d.velop携手，拥抱新工作模式

经验丰富的产品和流程专家确保企业能快速从清晰的自动化收益中获益。这就是新工作模式的实践。与d.velop这个强大的数字流程自动化伙伴携手，共创高效未来。

风险前瞻与时效提醒

作为跨境实战专家与资深导师，新媒网跨境认为，在拥抱数字工作场所自动化时，我们必须对潜在风险和方案时效性保持警惕。

1. 数据安全与合规风险： 尤其对于跨境业务，数据跨境传输、存储的合规性（如欧洲的GDPR、各国的隐私法规）是重中之重。选择方案时，务必确认服务提供商的数据中心位置、安全标准以及是否支持细致的权限管理和审计日志，确保您的数据资产万无一失。
2. 系统集成挑战： 不同国家和地区的系统环境差异大，与本地ERP、CRM或其他业务系统集成时，可能会面临技术复杂性、数据格式不匹配等问题。提前做好详细的集成规划和测试至关重要。
3. 技术迭代的时效性： 2025年，人工智能和自动化技术正以惊人的速度发展。今天的先进方案可能在几年内就需要升级。因此，选择一个具有良好生态系统、持续更新能力和模块化扩展潜力的平台，能确保您的投资不会过时。同时，关注行业趋势和外媒技术报告，及时调整策略。
4. 员工适应性与培训： 自动化变革会影响员工的日常工作习惯。前期充分的沟通、培训和引导，是提升员工接受度、保证项目顺利落地的关键。

总结：携手d.velop，实现数字工作场所自动化

d.velop将文档管理、流程自动化和人工智能融合为一个无缝的生态系统，有效减少了重复性任务，让数字工作场所更加高效。员工将受益于智能工作流、智能自动化以及与现有系统的灵活集成。这使得现代数字工作环境更具生产力、透明度，也更面向未来。

常见问题解答

问：数字工作场所（Digital Workplace）指的是什么？

答：数字工作场所，简称数字办公，是一个数字化工作环境。它通过整合各种工具和软件解决方案，实现工作流程、文档处理和任务管理的自动化，从而提升效率、生产力和团队协作能力。借助数字工作场所自动化、RPA（机器人流程自动化）、人工智能，并利用微软365、SharePoint等平台，我们能够构建未来的数字工作环境，实现工作流自动化，简化协作，并优化现代企业的组织管理。

问：数字化和自动化具体意味着什么？

答：在数字工作场所自动化的背景下，数字化和自动化意味着工作流程的自动化，以及数字工作环境的精心设计，以确保未来的数字工作场所能够高效、集成和基于云端运行。通过软件解决方案、SaaS平台和自动化工具（如机器人流程自动化），可以在数字工作空间中无缝实现工作场所自动化、沟通和数据管理，例如通过微软365、SharePoint或其他数字工作场所工具。

问：对数字工作场所应如何理解？

答：数字工作场所指的是一个数字化工作环境。在这个环境中，员工可以通过平台、云解决方案和软件工具，访问所有必需的信息和文档处理流程。通过数字工作场所自动化，可以实现工作流的自动化、接口的集成以及办公自动化的推进，从而使未来的数字化工作场所更加高效，并获得人工智能的支持。

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本文来源：新媒网 https://nmedialink.com/posts/d-velop-automation-15-min-efficiency-boost.html