QB采购订单实操：5分钟搞定对账，效率翻3倍！

各位跨境卖家朋友，您是否有过这样的困扰：上周给供应商下了500件的订单，还是300件？那封确认邮件埋在收件箱里怎么也找不着。昨天仓库收了一部分货，但没人知道剩下的什么时候到，更不确定账单是不是已经付过了？

这种库存采购的“一团乱麻”，相信很多深耕跨境电商的朋友都深有体会。而采购订单（Purchase Order，简称PO），正是解决这些混乱的“定海神针”，它能从您下单的那一刻起，直到货物到仓、款项结清，为您建立起一套清晰的纸质（或电子）追踪记录。没有它，跨境电商企业很容易就会在支出上失去控制，出现重复下单、库存积压，甚至重复付款的冤枉事。

今天，咱们就以一位实战导师的身份，手把手教您如何在中国常用的财务软件QuickBooks中，设置并高效管理您的电商采购订单。新媒网跨境获悉，规范的采购流程，是跨境业务稳健发展的基石。

QuickBooks采购订单：跨境电商的“定心丸”

究竟什么是QuickBooks里的采购订单，它对咱们跨境电商业务又有多重要呢？

简单来说，QuickBooks采购订单就是一份正式的“采购指令”。它详细记录了您打算从供应商那里采购什么（比如商品型号、数量、单价），以及交付细节等。这不仅是您对供应商的一份清晰承诺，更是一条完整的审计线索，能有效保护您的企业，避免那些代价高昂的错误，同时确保合规。

对于咱们做跨境电商的来说，QuickBooks采购订单更是不可或缺。它能帮我们：

杜绝重复下单： 避免在像Shopify、亚马逊这类多渠道运营中出现重复下单的尴尬。
确保收货准确： 保证供应商能交付正确的产品（SKU）、正确的数量和符合要求的规格。
提供清晰记录： 为后续核对账单和实际收货提供准确无误的依据。

举个例子，假设一家同时在Shopify和亚马逊上销售商品的商家，正准备迎接年终大促。如果没有规范的采购订单流程，团队成员可能各自向同一供应商发出多份采购请求，结果导致订单重复，库存管理也乱作一团。但如果有了QuickBooks采购订单，他们就能创建一份主订单，清晰追踪订单履行情况，并在几分钟内轻松核对账单。这种严谨细致的管理方式，正是实现高质量发展的关键。

值得注意的是，采购订单和供应商发票有着本质的区别。采购订单是您在收到货物之前发出的“订单”，是您的采购意向；而发票则是供应商在发货后发来的“账单”，是要求付款的凭证。QuickBooks能同时追踪这两种单据，帮助您的账目保持清晰，避免重复记账。

然而，随着您的订单量和销售渠道越来越多，手动管理采购订单的效率就会大打折扣，甚至会成为业务增长的瓶颈。

手动管理采购订单：那些年我们踩过的“坑”

手动处理采购订单，在业务的各个环节都可能带来摩擦，而且随着您的跨境电商规模扩大，这些问题会成倍增加。我们最常遇到的挑战包括：

数据录入错误和文件丢失： 纸质记录或散乱的电子表格，很容易出错，也容易丢失。
审批流程滞后和订单延误： 邮件审批不及时、流程不清晰，可能导致订单无法及时发出或延误。
多销售渠道同步困难： 订单信息在不同平台间难以同步，容易造成库存混乱。
缺乏实时可见性： 无法实时掌握订单状态和库存情况，决策缺乏依据。

这些问题可能导致超卖、发货延迟和库存不匹配等一系列连锁反应。想象一下，如果一份采购订单的审批邮件丢失了，您就可能错过供应商的最新发货通知。在销售旺季，亚马逊上的商品可能因此缺货，不仅损失销售额，还会让顾客体验大打折扣。

所以说，当订单量和销售渠道不断增长时，手动流程对于规模化运营的企业来说，是不可持续的。

好在，QuickBooks提供了强大的工具，帮助我们集中和自动化管理采购订单，从而大大降低这些风险。

QuickBooks采购订单：化繁为简的“利器”

QuickBooks通过集中创建和追踪采购订单，自动化审计线索，并减少人工错误，从而让采购流程变得井然有序。有了QuickBooks，您可以：

集中化管理： 在一个地方创建和追踪所有采购订单，告别散乱的表格和邮件。
内置审批流程： 利用QuickBooks的审批功能，确保所有订单在发出前都经过了必要的审核。
自动化审计线索： 保持一份自动化的审计记录，方便合规和对账。

咱们来对比一下手动管理和QuickBooks管理采购订单的区别：

手动管理采购订单	QuickBooks管理采购订单
散落在邮件和表格中	集中在一个系统里
容易出现数据录入错误	标准化的字段和模板，减少出错率
缺乏实时状态追踪	实时报告，随时查看未结和已完成的采购订单
账单和收货需手动核对	采购订单与账单自动核对

对比可见，QuickBooks在效率和准确性上有着压倒性优势。对跨境电商而言，这意味着更高的准确性、更快的QBO（QuickBooks Online）对账速度，以及在繁琐的文书工作上节省更多时间。

接下来，咱们就一步步来，教您如何设置和管理QuickBooks采购订单。

零基础实战：创建和管理QuickBooks采购订单

即使是初学者，也能通过以下几个简单步骤，轻松设置和管理QuickBooks采购订单。

第一步：启用采购订单功能

QuickBooks Online（在线版）:
- 点击“设置”（齿轮图标）> “账户与设置” > “费用”。
- 在“采购订单”部分，打开“使用采购订单”选项。
- 根据需要，添加自定义字段或默认消息。
QuickBooks Desktop（桌面版）:
- 点击“编辑” > “首选项” > “项目与库存” > “公司首选项”。
- 勾选“库存和采购订单已激活”。

关于QuickBooks在线版和桌面版的选择，新媒网跨境认为，大家可以结合自己的实际业务需求和团队协作模式来决定。

第二步：创建新的采购订单

QuickBooks Online： 点击“+新建”。
QuickBooks Desktop： 点击“供应商” > “创建采购订单”。
选择供应商并核实送货地址。
输入采购订单日期，并添加商品（SKU、数量、价格）。
填写任何特殊说明或备注。
保存并直接将采购订单发送给您的供应商。

在QuickBooks Online中创建采购订单

第三步：编辑、作废或关闭采购订单

要编辑，只需打开采购订单并根据需要更新字段。
要关闭已履行或已取消的采购订单，选择“标记为已关闭”。
在QuickBooks Desktop中，您还可以根据需要删除或作废采购订单。

第四步：追踪未结和已完成的采购订单

使用“采购订单列表”或“供应商”选项卡查看所有未结的采购订单。
运行“未结采购订单列表”报告，获取所有未完成订单的汇总信息。
通过供应商、日期或状态进行筛选，实时监控订单履行情况。

QuickBooks中的未结采购订单列表报告

掌握了这些基础操作后，您就可以根据自己独特的电商工作流程来定制采购订单了。

量身定制：优化您的电商采购流程

定制采购订单能让QuickBooks更好地服务您的跨境电商业务，尤其是在您管理多个销售渠道或供应商时。咱们跨境电商往往需要追踪更细致的信息，比如销售渠道、是否一件代发（dropship）状态，或者供应商优先级等。通过自定义字段和工作流，就能轻松捕获这些信息。

如何添加自定义字段：

在QuickBooks Online中，点击“设置” > “自定义字段”。
添加诸如“销售平台”、“渠道”或“一件代发标识”等字段。
选择哪些表单（包括采购订单）需要显示这些字段。

自定义示例：

添加一个“销售平台”字段，用于追踪采购订单是用于Shopify、亚马逊还是eBay。
使用一个“一件代发”复选框，标记直接发货给客户的订单。
设置审批流程，例如，超过5000美元的订单需要经理签字批准。

管理供应商和商品详情：

在您的产品列表中，为每个SKU指定首选供应商。
记录供应商的交货周期、最小起订量和商品编号。
使用自定义字段，按渠道或履约方式对采购订单进行分类。

当您的QuickBooks采购订单已经根据业务需求量身定制后，您就可以在订单量增长时，更专注于准确性和效率。

高效采购管理的“金科玉律”

一致且管理良好的QuickBooks采购订单，是确保库存准确、发货顺畅以及跨境电商业务实现规模化运营的基础。以下是一些高效采购管理的最佳实践，希望对您有所启发：

统一命名和编号规则： 对所有采购订单使用一致的命名和编号规范，方便查找和管理。
严格核对： 在批准付款前，务必将QuickBooks采购订单与供应商账单和实际收货单进行匹配核对，确保账实相符。
及时更新： 保持QuickBooks中的供应商和商品信息最新，确保数据准确性。
定期报告： 定期运行报告，监控未结采购订单和供应商绩效，及时发现问题。
完善审批流程： 设置清晰的审核和批准工作流，从源头杜绝未经授权的订单。

新媒网跨境了解到，外媒曾报道，某品牌通过将销售和库存与QuickBooks同步，显著提升了订单准确性并节省了时间。在将系统与Webgility的多渠道订单管理集成后，他们的订单量翻了一番，并且挽回了19%的废弃购物车。

随着您的采购订单流程变得更加规范，通过与Webgility等工具集成，可以实现订单、库存和账务在所有渠道间的自动同步，这将极大提升效率。

当您的业务规模不断扩大时，手动流程会逐渐成为瓶颈。这时，QuickBooks电商自动化就显得尤为重要。

升级之路：多渠道电商的自动化高级玩法

当多渠道销售、高订单量或复杂的库存管理让手动采购订单管理难以为继时，自动化就成了必然选择。

您需要自动化的信号：

在多个渠道（如Shopify、亚马逊、eBay等）销售商品。
每天处理超过100个订单。
管理多个地点或仓库的库存。
需要定期采购或高级审批规则。

自动化能解决什么问题：

所有销售渠道之间的库存实时同步。
采购订单与账单的自动匹配和核对。
显著减少错误，大幅节省时间。

Webgility如何提供助力：

Webgility能将QuickBooks与Shopify、亚马逊及其他渠道连接起来，自动创建采购订单、更新库存和进行对账。Webgility的客户在对账时间上节省了高达90%，账务处理速度提升了3倍。例如，外媒报道的美国某男性用品电商在自动化工作流程后，每周节省了超过80小时，订单量增加了42%。

如果您想进一步了解，可以考虑预约一个演示。