作为一名资深跨境实战专家与导师，我深知在瞬息万变的全球市场中，如何高效获取商品和服务是每位跨境同行都必须掌握的核心技能。今天，咱们就来好好聊聊“采购”（Procurement）和“购买”（Purchasing）这两个概念，它们看似相近，实则有着天壤之别，理解透彻，能让咱们的生意事半功倍，少走弯路。

简单来说，采购（Procurement）就好比咱们跨境事业的“运筹帷幄”，它不仅要看眼下，更要谋长远，关乎着咱们和供应商的关系、物流布局以及整体供应链的稳定。而购买（Purchasing），则更像是“临门一脚”，它专注于具体的交易环节，比如下单、收货、付款等等。

想想看，无论是为客户定制化的商品，还是为了公司运营采购的办公软件，企业在获取这些商品或服务时的管理方式，都会对各个部门的效率产生深远影响。

举个例子，一家专门做定制礼品的公司，比如像美国的Telescope，他们是怎么运作的呢？首先，他们会深入了解礼品的最终使用者是谁，礼品有什么用途，以及想通过礼品传递什么信息——无论是一个Zoom会议上能戴的搞怪帽子，还是一个带有定制品牌标识的保温杯，作为企业礼赠。

接着，T这家公司会根据预算和时间线，帮忙挑选这些独特的礼品，严格把控质量，管理发货和交付，甚至还会为后续的礼品制作和分发制定长远的计划。

这种全面、系统地获取商品的方法，正是采购（Procurement）和购买（Purchasing）这两个大概念的体现。虽然大家平时可能经常把它们混着用，但实际上，它们之间有着非常关键的区别。

采购（Procurement），它是一个战略性的过程，关乎着咱们企业长期运营所需的商品、服务和原材料的来源、谈判和获取。它看重的是企业的长期运营需求和市场竞争力。而**购买（Purchasing）**呢，它仅仅是采购流程中即时、交易性的那一部分——比如创建采购订单、接收货物、以及最终的付款环节。

所以，各位跨境同行，清晰地认识采购和购买的区别，并知道它们是如何协同工作的，对于优化咱们的运营至关重要。接下来，我给大家细细道来。

什么是“采购”（Procurement）？

采购，简单讲，就是咱们研究市场、跟人谈判、然后获取咱们企业长期运作所需的商品、服务或原材料，是一个具有战略意义的环节。它的核心在于满足长期的运营需要，并帮助咱们在市场中占据有利地位。

比如，一个跨境电商卖家寻找货源，一个工厂采购生产原料，或者一家服务型企业需要外包软件服务，都离不开采购。尤其是在大型的生产制造企业里，通常会有一个专门的采购团队或经理，他们负责的就是战略性地寻找原材料、昂贵的设备，或者处理大批量、周期性的订单。

对于咱们这些规模较小，或者不直接进行生产的跨境电商品牌来说，采购的职责可能会分散到各个部门的负责人身上，比如产品经理、IT负责人等等。采购专家会分析市场行情，评估潜在风险，为咱们的企业搭建起一个稳固的供应体系。通过这种战略性的方法，咱们才能找到最合适的供应商，谈到最优惠的条件，并建立起长期的合作关系。

采购主要分为三大类，咱们来看看：

• 直接采购： 指的是那些直接构成咱们最终产品的材料、设备或商品。比如，一个卖手机配件的跨境卖家，跟手机壳生产厂家合作，或者采购用于内部打包的产品包装材料，这就是直接采购。它们是构成最终产品不可或缺的部分。
• 间接采购： 顾名思义，就是为了咱们企业运营所需，但又不直接构成最终产品的商品。还是以卖手机配件的卖家为例，他们为办公室购买文具、耗材，这就属于间接采购。
• 服务采购： 涉及雇佣第三方服务提供商，来满足企业运营所需的特定服务。比如，前面提到的手机配件卖家，如果他们找了一家第三方物流（3PL）公司来负责订单履约，这就是服务采购。

采购流程详解

整个采购流程包含几个关键步骤，每一步都旨在确保咱们企业能够高效、有策略地获取所需商品和服务。虽然具体流程会根据咱们的实际需求有所不同，但以下步骤可以作为一个通用的指引：

• 明确业务需求： 首先，咱们得搞清楚自己的具体需求，找到能解决问题的采购方案。要问自己：“我需要解决什么问题？”“新的产品、服务或材料将如何解决这个问题？”只有需求明确了，方向才不会错。
• 创建采购申请文档： 形成一份正式的采购申请文件，方便跟内部利益相关方（比如部门主管、老板、投资人等）沟通。这份文件要清楚说明采购的目的、预算和时间线，让大家都能明白。
• 调研潜在合作伙伴： 接下来就是“大海捞针”了，要广泛寻找那些能满足咱们需求的潜在供应商，比如制造商、批发商或服务提供商。可以多看看线上的资料，参考一下客户评价，对比他们的产品或服务以及报价差异。新媒网跨境获悉，充分的调研是成功采购的第一步。
• 发送询价请求（RFQ）： 当有了心仪的潜在合作方后，咱们就要向他们发送正式的询价请求（RFQ）文件，详细列出所需的服务或商品，并要求他们提供报价。
• 评估方案并议价： 谈判合同和选择最佳合作伙伴，是采购过程中极其重要的一步。除了价格，咱们更要看重对方能为咱们带来多大的长期价值。要明确自己的首要考量因素——是产品质量、客户服务、可靠性，还是双方的核心价值观契合度？然后选择一个能满足这些条件的服务商。
• 管理供应链： 供应链管理是采购的另一个核心环节。它需要协调商品或服务持续、及时地交付给咱们。初期可以借助一些采购软件来启动，如果采购复杂且持续，可能就需要专门的采购经理来全程监督供应链。
• 建立并维护供应商关系： 各位，记住，要通过定期、清晰的沟通和有效的评估指标，来培养和供应商的良好关系。跟供应商建立信任，不仅能帮咱们规避风险，甚至还有可能争取到更好的价格优惠。

什么是“购买”（Purchasing）？

购买，指的是获取商品或服务的即时过程。它特指创建并履行采购订单，以及最终付款这些环节。比如，一个卖手机配件的跨境电商卖家，从批发商那里大批量购买手机充电器，这就是一个典型的购买过程。

跟采购不同，购买只专注于买卖双方之间即时性的交易行为。从这个角度看，购买其实是整个采购周期中的一个关键阶段。

购买流程详解

既然购买只涉及围绕采购活动的具体操作，那它的流程自然就比采购要简单一些。以下是主要步骤：

• 创建采购订单（PO）： 咱们要生成一份采购订单（PO），这份文件代表着咱们向供应商购买某种商品或服务的承诺。订单上必须包含重要的信息，比如付款条款、交货日期、买方和卖方的详细信息，以及一个用于追踪的采购订单编号。
• 接收商品或服务： 供应商接受了咱们的采购订单之后，就会开始发货，无论是成品、原材料，还是像软件订阅这样的服务。
• 核对订单和发票： 收到货后，咱们要进行“三单核对”，也就是将采购订单的信息与发票，以及收货单（GRN，用于确认收货的文档）进行比对，以确保订单的准确无误。
• 完成付款： 一旦确认订单无误，咱们就可以按照约定，向供应商支付款项了。

采购与购买：到底有啥区别？

大家现在应该明白了，购买是整个采购流程中的一个子集，它只包含了有限的几个具体活动：发出采购订单、确认订单、处理付款。

而采购流程则要全面得多，它从细化需求开始，包括调研合作伙伴、准备询价文件、进行实际的购买过程，直到最终建立并维护长期的供应商关系。

当然，不是所有公司购买的每一件物品都需要走完整个采购流程。比如，一个只有三四个员工的小型蜡烛制作作坊，他们购买办公用品、家具或电脑，可能就不需要跟供应商建立什么长期关系，直接在线上看看评价，或者去实体店购买就行了。

通常，采购流程会保留给那些费用较高、周期性发生，或者直接构成咱们企业最终产品的商品。所以，对于那个蜡烛作坊来说，他们购买蜡烛原料和香精油时，就很有可能会走采购流程，严格审查供应商的质量、履约表现、地理位置、以及未来合作的可持续性和扩展能力。新媒网跨境认为，这是确保企业核心竞争力不可或缺的一步。

采购与购买常见问题解答

1. 采购与购买有什么区别？
   采购是一个更复杂的流程，它包括识别需求、调研合作伙伴以及建立长期的供应商关系。相比之下，购买只专注于采购的交易阶段——创建采购订单、接收商品或服务，以及支付款项。

2. “购买”能直接称为“采购”吗？
   虽然“购买”和“采购”有时会被互换使用，但它们是不同的概念。“购买”只是“采购”这个更大流程的一个方面。

3. 采购中的PO是什么？
   在采购中，PO指的是“采购订单”（Purchase Order）——这是由买方创建的一份文件，表示买方承诺向供应商购买商品或服务。采购订单包含关于付款条款、交货日期、买方和供应商详情以及用于跟踪的采购订单号等重要信息。

4. 采购流程包含哪些内容？
   采购流程通常包括：

   • 明确业务需求
   • 创建采购申请文档
   • 调研潜在合作伙伴
   • 发送询价请求（RFQ）
   • 评估方案并议价
   • 管理供应链
   • 建立并维护供应商关系

5. 购买是如何融入采购流程的？
   购买是整个采购流程中纯粹的交易阶段。它涉及为您的业务即时购买商品、服务和材料。这包括生成采购订单、接收和确认订单以及处理付款。

6. 哪些类型的企业能从采购中受益？
   几乎所有企业都会以某种形式进行采购，包括制造、批发、物流和电商等行业。企业通过采购来获取运营所需的商品、服务和材料。

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