Jira团队协作实操：AI助你信息可见性翻倍!

各位跨境同行们，在咱们这条布满机遇与挑战的跨境赛道上，效率是实打实的生命线。咱们常常会发现，团队内部的“信息差”就像无形的高墙，不仅拖慢了进度，更让人心力交瘁。缺乏有效的信息可见性，就像各自为战，很多时候大家都在重复造轮子，白白浪费了宝贵的时间和精力。

新媒网跨境获悉，一位澳大利亚软件公司Atlassian的AI布道师斯文·彼得斯（Sven Peters）曾分享过一个案例：一家拥有多个汽车品牌的制造商，旗下两个品牌的设计团队竟然在不知情的情况下，各自开发了一套几乎一模一样的刹车系统，耗费了一个多月才发现。设想一下，如果他们能早一点共享信息，是不是早就完成了双倍的工作量？这样的内耗，在咱们跨境企业里也并不少见。有外媒报告指出，在全球范围内，大约一半的知识工作者都曾表示，自己公司的团队在不知情的情况下，会重复地做同样的事情。

小团队还好说，大家抬头不见低头见，随便聊几句就把工作协调好了。可一旦公司规模大了，业务线多了，想找到对的人聊聊，都可能耗费不少工夫，更别提还可能隔着好几个时区。今天，咱们就来好好聊聊，如何在企业级层面提升信息可见性，包括那些借助人工智能（AI）才能实现的新方法。

从“透明”到“可见”：不止是能看，更是要被看见

你可能会觉得，营造一种开放的工作文化，大家互相之间心理上都觉得安全，敢于分享，就能解决协同问题。没错，默认开放记录、鼓励跨部门协作确实能促进“透明度”。但请记住，透明度并不等于可见性，这其中大有文章。

斯文又讲了一个亲身经历：某家银行整合了项目管理工具Jira与产品发现工具Jira Product Discovery、服务管理工具Jira Service Management。管理层觉得，既然大家都能看到所有信息了，团队就应该协同一致了。然而，实际情况却是团队依然各自为政，信息“孤岛”现象严重。他们并没有主动向彼此展示目标和问题，导致反复返工，工作效率低下，让人非常沮丧。

咱们来区分一下：如果“透明度”是指人们获取所需信息的难易程度；“可发现性”是指人们通过搜索找到额外信息的难易程度；那么，“可见性”就是指人们有意识地、主动地与他人分享相关信息的程度。把项目计划设为公开、方便查找（这一点咱们必须做到），这只是透明。而主动在页面上@同事，甚至把信息推送到相关团队面前，让大家“被看见”，这才是真正的可见性。

提升在途工作可见度的四大实战利器

1. 打通并整合团队协作工具

这几乎是老生常谈了，但越是基础，越是重要。咱们的系统工具之间应该尽可能地无缝集成，这样才能让一项工作从头到尾、在不同工具流转的全过程清晰可查。标准化在这里的作用就凸显出来了。如果有的团队用Jira追踪项目，有的用MS Project，还有的只用电子表格，那工具之间的连接就会受限，信息可见性自然大打折扣。

咱们可以从最基础的开始：确保Jira项目、Confluence（知识库）空间、Bitbucket（代码库）默认开启只读权限。这样一来，需要了解相关工作内容的同事就能轻松找到并关注。斯文说他个人会关注多达50个项目，这让很多人感到惊讶。他每周一早上都会收到更新推送，这样无需参加冗长的状态会议，也无需主动询问，就能了解所有动态。如果你觉得一下子接受这么多信息会 overwhelm，也可以选择有更新时即时接收。

• 风险前瞻与时效提醒： 在打通系统时，务必重视数据安全与合规性。尤其对于咱们跨境卖家来说，数据传输和存储涉及到不同国家和地区的数据法规，一定要提前做好风险评估和隐私保护措施。同时，随着技术发展，工具集成的方式和接口会不断更新，咱们要保持敏锐度，及时了解最新动态，确保教程的时效性。

2. 重要的项目节点，必须高调“官宣”

项目启动时，第一件事就是向所有会协作或受项目影响的团队发布公告。甚至那些当前似乎不直接相关，但未来可能感兴趣的团队，也可以知会一声。别忘了，在公告里附上邀请，鼓励大家提出反馈和建议。项目有没有可能做些微调，从而产生更大的影响力？有没有可能与其他团队的工作产生协同效应？或者潜在的冲突？早提早解决，千万别等项目深入后才发现问题，那时的调整成本就高了。

对于周期较长的项目（比如跨越一两个季度以上的），每达到一个重要里程碑，都要及时发布更新。再次征集反馈，说不定新的机会或问题就浮出水面了。另外，咱们一定要在公告中点名表扬项目团队成员，感谢他们目前的付出。这可以通过内部博客文章、邮件或视频消息来完成（后面会详细讲视频）。如果部门负责人甚至老板能在下一次全体员工大会上简单提及并表扬，那更是锦上添花了。

3. 巧妙“圈人”，让信息直达靶心

斯文的经验是：“我总是会把相关的人员添加到我的项目和页面中，无论出于什么原因，只要我想让他们了解信息。大家都很乐意被‘圈’进来，即使他们不深入关注项目。”这在实战中应该怎么操作呢？

• 高层概览： 把协作人员添加为Jira项目、Confluence空间和Bitbucket代码库的关注者，让他们对整个工作流有个全局性的了解。
• 中层衔接： 将路线图、战略一页纸、宣发文档和技术设计等关键信息，主动分享给那些与你的工作有交集，或者在“同一个片区”工作的团队。
• 细节触达： 在页面、代码提交、拉取请求、问题、敏捷看板以及其他记录中，使用@提及或标签，这样当这些特定内容有更新时，相关人员就会收到通知。

别忘了，在分享高层和中层信息时，务必也@上你的直属领导。即使你在团队会议中会定期汇报，但这种主动可见的方式，能让他们随时（在他们方便的时候）轻松查阅你的工作进展，让你们的1对1沟通更高效。更重要的是，让你的工作被看见，确保他们在年终考评时不会错过任何亮点。

4. 用视频沟通，拉近距离，丰富语境

考虑使用外媒提到一个叫Loom的工具，通过视频来分享更新。这种方式特别适合快速、临时的项目更新，以及内容更丰富、层级更高，涵盖多个项目的总结。比如，Atlassian的一些领导者会录制每周的Loom视频，分享给整个组织。视频内容包括目标、战略、新启动的工作、客户趣闻、大大小小的成功、遇到的挑战以及新兴的机会。这些视频不仅创建起来快速便捷（张口就来！），团队成员还可以2倍速观看，大大节省时间。

视频的另一个巨大优势在于，你能看到对方的表情，听到语气的变化。这对增进人际连接和团队凝聚力非常有益。对于咱们跨境人常常遇到的分布式团队来说，录制一段短视频并发送到聊天频道，可能比电话会议或纯文本的沟通方式，更能带来丰富和愉快的每日站会体验。而且，由于Loom能自动生成文字记录，视频内容也能通过搜索被发现。

项目结束后，录制一段更新视频也有多重好处：

• 同事们能知道项目已完成，需要时能找到回顾总结笔记，方便日后参考。
• 这是一个公开表扬和感谢团队成员的好机会。
• 你也能有机会（光明正大地）展示项目取得的成果和价值。

更进一步：借力AI，化透明为可见

前面咱们主要讲的是如何主动让自己的工作被别人看见。那么反过来呢？即使你的同事没有主动分享他们的工作，你也可以借助AI，主动获取可见性。比如，一位销售代表，如果想随时掌握产品开发进度，他可以通过一个叫Rovo的AI代理，配置成自动标记新的用户需求故事。

类似地，咱们也可以利用AI代理来做更多的事情：

• 项目总结： 让AI自动汇总项目关键信息。
• 新项目提醒： 标记与你工作相关的新项目，让你不会错过任何需要关注的动向。
• 实时追踪： 监控特定的Confluence空间、代码库或共享网络硬盘。
• 周报生成： 自动生成你所关注项目的所有更新周报，并发布到Confluence页面、聊天频道或通过邮件发送。

得益于AI强大的搜索和分析能力，过去的项目信息也能被重新挖掘利用。还记得前面说的那个重复开发刹车系统的汽车制造商吗？他们吸取教训后，现在利用Rovo来避免重复进行成本高昂的“风洞测试”。当需要进行测试时，Rovo会自动搜索公司档案（涵盖多个系统和文件类型），查找过去使用相同参数的测试记录。每次匹配成功，公司都能节省大量时间和金钱。

在更普遍（也更贴近咱们日常）的场景中，Atlassian的Jira项目团队就利用Rovo的AI代理，创建了一个“反馈分析器”，让客户的痛点和情绪变得更加可见。当团队启动一个新项目时，AI也同样能发挥作用。它可以回顾过去的营销活动信息，提炼出经验教训；或者分析代码库和知识库，总结该产品领域以往的开发工作，并识别潜在风险。

新媒网跨境认为，无论是为客服团队创建AI代理，让他们在新的开发史诗故事创建时就能收到提醒，还是主动向相邻团队分享你的项目计划，提升可见性都需要咱们的意愿和行动。好在，这一切都并非难事，重在开始。不妨把这些实战技巧分享给身边的团队，一起踏上减少内耗、优化协作的道路，共创跨境新佳绩！

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本文来源：新媒网 https://nmedialink.com/posts/jira-team-collab-ai-boosts-visibility.html