德国新规：2025文件保存缩2年，狂省6.26亿！

在瞬息万变的全球商业环境中，高效合规的运营是企业稳健发展的基石。对于在欧洲，特别是德国开展业务的企业来说，了解并遵守当地的财务和税务文件保存规定至关重要。2025年1月1日起，德国对商业凭证的保存期限进行了调整，这一变化对于众多企业而言，无疑是一项减轻负担、提升效率的积极举措。进入2026年，这些新的规定依然生效，深刻影响着企业的日常文件管理。

新规速览：德国文件保存期限迎来优化

我们新媒网跨境了解到，德国政府通过实施《第四次官僚主义减负法案》（BEG IV），将商业及税务相关的凭证保存期限从原来的十年缩短至八年。这意味着，包括发票、银行对账单、送货单以及工资单在内的多种重要文件，企业未来将能减少两年时间的存储和管理成本。这不仅节约了宝贵的档案空间，也降低了相关运营支出，为企业带来了实实在在的便利。

这项改革是德国政府致力于优化营商环境，减轻企业行政负担的重要体现。面对数字经济的浪潮，以及日益复杂的合规要求，简化文件管理流程，无疑能让企业将更多精力聚焦于核心业务创新与市场拓展。

为何要遵守文件保存规定？意义何在？

或许有人会问，“这些保存规定究竟有什么用？能随便处理吗？” 答案是否定的。在商业运营中，文件保存绝非可有可无的“负担”，它扮演着至关重要的角色。

从定义上看，文件保存期限是指法律或法规规定的，企业必须妥善保管特定业务文件的强制性时间长度。这些文件如同企业的“记忆”，是记录各项业务活动的关键凭证。它们的存在，能够有效避免所谓的“证据缺失”问题。

举个最常见的例子：税务机关进行审计。当德国税务部门对企业进行例行检查，或是对过往的交易提出疑问时，一套完整、清晰且合规保存的文件档案，就能成为企业证明自身业务合法性、收入支出合规性的有力证据。如果没有这些记录，企业可能面临不必要的解释、罚款甚至法律纠纷。

同样，在法律事务中，例如产品质保索赔、保险理赔或合同纠纷等，存档的文件也是决定案件走向的关键证据。缺少必要的记录，企业可能会承担法律和经济上的不利后果。因此，严格遵守文件保存规定，是企业自我保护、规避风险的重要一环。

谁需要遵守？哪些文件受影响？

在德国，根据《税法通则》（AO）、《商法典》（HGB）和《增值税法》（UStG）的规定，凡是根据税务或商业法律要求进行账簿和记录的实体，都必须遵守相应的保存期限。这意味着绝大多数在德国注册和运营的企业都在此列。

除了普遍性的商业会计规定外，某些特定行业或应用领域也可能存在额外的文件保存义务，例如公共行政、制药研究、食品生产、医院、质量保障、环保、电信、能源和建筑等。不过，本文将主要聚焦于商业会计的通用保存要求。

那么，具体哪些文件必须保存呢？根据德国《税法通则》第147条第1款的规定，所有与纳税相关的账簿和记录都必须妥善保管。这具体包括：

• 账簿和记录：包括总账、明细账、存货清单、年度财务报表（资产负债表、损益表）、管理报告、期初资产负债表，以及理解这些文件所需的业务操作说明和组织文件。
• 收到的商业或业务信函：以及发出的商业和业务信函的副本。
• 记账凭证：所有记录业务交易并构成账簿记录基础的文件。
• 海关申报相关文件：依据特定条款需随附给海关的文件，即便海关部门豁免提交或已退还。
• 其他对纳税有重要意义的文件。

此外，根据《商法典》第257条第1款的规定，每个商人（公司）还必须有序保存以下文件：

• 商业账簿：存货清单、期初资产负债表、年度财务报表、合并财务报表、管理报告、合并管理报告，以及理解这些文件所需的业务操作说明和组织文件。
• 收到的商业信函：以及发出的商业信函的副本。
• 用于账簿记录的凭证（记账凭证）。

划重点：数字文档的保存要求

随着数字化转型的深入，数字文档的保存也受到严格规管。在德国，税务相关的数字文档必须以数字形式进行归档，且必须符合GoBD（正式称呼为“符合会计数据访问和数字文档管理原则”）的要求。简单来说，将数字原始文件打印出来然后删除原始电子版是不被允许的。这强调了数字档案的完整性、可追溯性和防篡改性。专业的文档管理系统（DMS）能够自动化管理保存期限，确保文件以合规、防篡改的方式进行存档，并在期限结束后进行合法销毁，从而有效避免数据冗余，提升数据安全性。

私人也需注意：文件保存建议

你知道吗？不仅是企业，即使是德国的私人居民，也有一些文件保存的法律义务和建议期限：

• 法律强制性规定：
  • 2年：与房地产相关的发票和文件（根据《增值税法》第14b条第1款）。
  • 6年：年营业额超过50万欧元的个人，其税务相关凭证和记录（根据《税法通则》第147a条）。
• 建议保存的类型（非强制性但重要）：
  • 2年：日常购物凭证，以备保修之需。
  • 4年：银行文件，如银行对账单和转账记录。
  • 30年：贷款文件、催款通知、诉讼档案和判决书。
  • 终身保存：出生证明、结婚证等公民身份文件。

2026年，新的保存期限如何计算？

从2025年起，德国文件保存期限被细分为10年、8年和6年。其中，8年期的保存规定是本次改革新增的，主要针对记账凭证和收据等文件，旨在减轻企业的官僚负担。在《第四次官僚主义减负法案》生效之前，所有商业文件的保存期限通常为10年或6年。为了确保万无一失，企业应仔细核对《第四次官僚主义减负法案》的具体规定。在不确定时，选择10年的保存期限通常是最安全的做法。

**重要提示：**保存义务的起始点通常是文件最后一次被记录或生成之日的公历年度的结束。例如，对于存货清单、资产负债表、年度财务报表或管理报告，从其编制完成的那个日历年末开始计算。对于商业信函，从收到或发出信函的年份开始计算。对于合同，则从合同终止的年份开始计算。

举个例子：发票的保存期限计算

假设你在2026年期间收到了一张购买文档管理系统的发票。根据新的法规，这张发票的八年保存期限将从2026年12月31日开始计算，并于2034年12月31日结束。这意味着，这份文件直到2035年1月1日之后才能被合法销毁。

《第四次官僚主义减负法案》：具体条款解析

为了更清晰地理解新的保存期限，新媒网跨境获悉，《第四次官僚主义减负法案》在德国联邦法律公报中明确修改了以下经济和税收法律条款：

• 《商法典》（HGB）第257条第4款：
  • 第1款第1项规定的文件：10年。
  • 第1款第4项规定的文件：8年。
  • 第1款规定的其他文件：6年。
• 《税法通则》（AO）第147条第3款：
  • 第1款第1项和第4a项规定的文件：10年。
  • 第1款第4项规定的文件：8年。
  • 第1款规定的其他文件：6年。
• 《增值税法》（UStG）第14b条第1款第1句：
  • 发票：8年。
    

德国联邦司法部将这项法案的背景描述为：“优化立法和减少官僚主义是国家行动的长期任务……通过《第四次官僚主义减负法案》（BEG IV-E）草案，联邦政府在联邦司法部的协调下，推出了一揽子跨部门立法方案，旨在减轻经济、公民和行政部门的官僚负担。”

据估算，通过将保存期限缩短为8年，每年可以为企业节省约6.26亿欧元的安全存储成本，包括减少额外的仓储租金或电子存储费用。除了调整文件保存期限外，该法案还包括其他减负措施，例如允许使用数字劳动合同以及取消酒店住宿登记义务等。

哪些文件不受《第四次官僚主义减负法案》影响？

《第四次官僚主义减负法案》的规定适用于所有在2024年12月31日之前尚未到期的文件。然而，对于特定企业，如信贷机构、保险公司或证券机构，这项规定则从2026年1月1日起才生效，且仅适用于那些根据旧规定在2026年1月1日仍未到期的文件。这意味着，这些特殊行业在2025年12月31日之前，仍需按照旧规定保存其文件。

文件分类：如何准确归类？

并非所有信函都是商业信函，并非所有凭证都是记账凭证。准确地对文件进行分类并非易事。以下是一些常见的文件类别及其所属范围：

• 账簿、商业账簿和记录：
  这类文件包括总账、主账和辅助账。在无科目页的会计体系中，凭证会取代传统科目的作用。关键在于这些账簿对纳税是否具有重要意义。
• 存货清单：
  存货清单是指对所有资产和负债进行盘点记录的文件。为了理解这些记录，相关的组织和操作说明也必须一并保存。
• 业务信函或商业信函：
  这类信函包括所有与业务或商业交易的准备、执行或撤销相关的往来函件，也包括电子邮件或电报。那些未能促成交易的函件（例如未成功的报价、广告传单、宣传册）则不在此列。送货单在此处具有特殊性，其保存期限可能因具体应用场景而异。
• 记账凭证：
  记账凭证是记录单个业务交易的所有文件，是账簿记录的基础。它们的作用是证明已记录的交易确实对应着真实的业务活动。这些凭证必须对企业的资产、收入或财务状况产生影响。这类文件现在适用新的8年保存期限。
• 其他文件：
  其他文件包括计算凭证、出口凭证、收银机小票和人事档案等。这些文件不一定与具体的业务交易相关，但只要它们以某种形式“对纳税具有重要意义”，就必须保存。《增值税法》第14b条第1款对发票有专门规定。

文件保存期限可以延长吗？

是的，在特定情况下，文件保存期限是可以延长的。根据德国《税法通则》第147条第3款规定，如果“文件对于尚未到期清算期的税务事项具有重要意义”，那么保存期限可以延长。具体而言，以下情况可能需要延长保存期：

• 已启动的税务审计。
• 根据《税法通则》第165条进行的临时税务评估。
• 正在进行中的税务刑事或行政罚款调查。
• 正在进行或因外部审计预计将进行的法律救济程序。
• 用于纳税人提出申请的依据。

何时可以安全销毁文件？

有一个简单的“经验法则”：在提交完纳税申报表后的年份上，加上10年。这个年份之后，你就可以销毁所有与该纳税申报表相关的文件了。这条“经验法则”能让你在不确定某个文件是适用6年、8年还是10年期限时，也能保持安全合规。

注意：对于与养老金相关的记录（例如社会保险文件、劳动合同、工资单），员工应在此基础上至少再加30年，才能进行销毁。而企业保存工资单的法定要求则取决于多种具体情况。

放眼全球：奥地利与瑞士的保存规定

在了解了德国的详细规定后，我们新媒网跨境认为，再来看看德语区邻国的相关规定，对于在这些地区有业务往来的企业也同样重要。奥地利和瑞士也都有各自的文件保存期限要求，遵守这些规定是确保合规的关键。

2026年奥地利的文件保存期限

奥地利的文件保存期限主要依据《联邦税法通则》（BAO）的第132条和第133条规定。其中明确指出，账簿、记录、相关凭证以及对纳税具有重要意义的商业文件和档案，必须以原件形式保存七年。这个七年期限从最后一次记录的日历年度结束时开始计算。具体包括：

• 账簿和记录
• 凭证
• 商业文件，包括书面信函和电子邮件往来
• 月度及年度凭证
• 存货清单
• 固定资产购置相关文件
• 工资核算文件，包括时间记录、休假记录、差旅费报销单
• 其他对纳税具有重要意义的文件

此外，根据《公司法》（UGB）的规定，资本公司还必须保存以下文件：

• 期初资产负债表
• 年度财务报表及管理报告
• 合并财务报表及合并管理报告
• 收到的商业信函和发出的商业信函副本

对于涉及房地产的文件和记录，保存期限可能长达12年，而对于某些特定类型的房地产，甚至可能达到22年（根据《增值税法》第18条第10款）。

2026年瑞士的文件保存期限

根据《债务法》（OR）第962条的规定，所有个体工商户、合伙企业以及法人实体都有义务保存商业账簿。瑞士法律要求企业将商业文件保存10年，以确保业务交易的举证责任。以下文件受法定保存义务约束：

• 年度财务报表（资产负债表、损益表及附注）和审计报告
• 商业账簿（包括总账、账户明细、日记账、应收账款、应付账款、工资和库存）
• 记账凭证
• 信函往来
• 具有法律约束力的文件（包括合同、股东大会记录、税务申报和工资单）

对于需要计算不动产（如房产）自用价值的商业文件，则必须保存20年。而劳动法相关文件，根据《劳动法第一号条例》（ArGV1）第73条，其保存期限为五年。保存期限从会计年度结束时开始计算，只有商业和审计报告（需签署并为原件）需要以纸质形式保存。

总结与展望

新媒网跨境认为，德国对文件保存期限的调整，是适应数字化时代、减轻企业负担的积极信号。对于在德国及欧洲开展业务的中国企业而言，了解这些细微的法规变化，并积极利用现代化的文档管理系统，不仅能确保合规，更能提升运营效率，释放企业活力。

新媒网（公号: 新媒网跨境发布），是一个专业的跨境电商、游戏、支付、贸易和广告社区平台，为百万跨境人传递最新的海外淘金精准资讯情报。

本文来源：新媒网 https://nmedialink.com/posts/germany-2025-docs-cut-2-years-saves-626m.html