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各位跨境电商的朋友们，大家好！我是你们的老朋友，也是在新媒网跨境深耕多年的实战导师。今天，咱们就来好好聊聊跨境生意中一个最核心、也最容易被忽视的环节——采购与供应链管理。这可不仅仅是技术活，更是咱们在国际市场摸爬滚打的生存之道。

咱们都清楚，无论是家用电器、舒适的椅子，还是包装食品，每一个产品都离不开原材料。从源头采购，到生产制造，再到包装、运输、仓储，最后送到咱们客户手中，这整个过程环环相扣。而采购，作为供应链管理的“排头兵”，是整个流程的基石。咱们做跨境的，在采购时可得擦亮眼睛，质量、价格、供应商的可靠性，一个都不能少。

很多时候，从生产制造到物流配送，甚至到库存管理和仓储，都可能由同一个团队来把控。一个经验丰富的供应链管理团队，能帮咱们有效避免生产瓶颈、断货危机，以及滞销货品积压的烦恼。这些问题，一旦处理不好，可是会直接侵蚀咱们的利润空间。

今天，咱们就跟着Rocco公司（一家致力于为客厅等空间打造智能冰箱的美国公司）的联合创始人兼CEO山姆·纳帕斯泰克先生的实战经验，一起深入探讨采购流程、它与供应链管理的紧密联系，以及咱们跨境企业如何优化这些关键环节。

采购到底是什么？

简单来说，采购就是为咱们的企业寻找并购买所需商品和服务的全过程。这个范围可广了，小到办公用品、人力资源软件，大到生产所需的原材料和零部件，都属于采购的范畴。通常，采购可以分为两大类：

1. 直接采购： 这指的是咱们产品生产中直接用到的实体物品，比如塑料、糖、木材、布料，或是各类制成品零部件。
2. 间接采购： 这一类采购是为了支持企业运营而发生的，比如软件订阅费、办公用品、设备租赁、咨询服务或是合同外包等。

咱们今天主要聚焦于与供应链管理息息相关的采购环节，也就是那些直接关系到产品生产的、能卖出去的商品的“直接采购”。

咱们企业的采购策略，可不是一成不变的，它会根据产品复杂性、运营规模、市场覆盖范围和业务目标等因素而调整。比如，一家奢侈品亚麻制品公司和一家全球汽车制造商，或者咱们街角的小烘焙店，它们的采购需求肯定大相径庭。

不同的生产模式，采购策略也大不同

咱们选择的生产模式，也会直接影响采购工作的开展和整体采购策略的制定。有些企业会选择将采购与生产环节都放在企业内部进行，而有些则会完全委托给外部制造商。当然，也有不少企业会采用混合模式，与工厂合作伙伴共同分担采购职责。

选择哪种模式最适合咱们的业务，这需要咱们仔细考量。常见的生产模式包括：

1. 内部生产模式： 如果咱们企业拥有并运营自己的生产设施，比如一家手工首饰工作室或者陶瓷工坊，那采购工作通常就由自己来管理。企业主或供应链经理会根据日常运营情况、生产计划和库存需求，亲自采购原材料。
2. 外部生产模式： 更常见的情况是，咱们企业会与外部制造商签订合同。这种情况下，制造商可能会全权负责采购事宜，尤其当他们拥有成熟的供应链网络和丰富的采购经验时。
3. 混合模式： 还有一些公司会选择将采购职责在自身和制造商之间进行分配。就拿新媒网跨境了解到的Rocco公司来说，他们与位于中国大陆的工厂伙伴在寻找供应商时，就共同制定了询价请求（RFQ）。Rocco直接寻找了一些供应商，而工厂则利用其本土资源网络寻找其他供应商。正如Rocco的联合创始人兼CEO山姆·纳帕斯泰克所说：“我们不会亲自去采购钢材——因为我们的工厂在这方面做得更好。但如果我们想要一些定制化的部件，我们通常会深度参与到规格制定中去。”这充分说明了合作共赢的重要性。

采购流程的八大步骤，实战演练！

一旦咱们确定了采购在整体生产模式中的定位，接下来的采购流程通常会遵循以下一系列标准步骤。作为导师，我将一步步引导大家：

1. 明确需求： 咱们首先要清晰地知道需要什么原材料（比如制作辣椒酱的配料，或是生产一批袜子的组件），以及具体的交付时间和数量。这是所有采购的起点，务必细致入微。
2. 寻找供应商： 咱们的采购团队可以通过推荐、中间商或者独立搜索来寻找潜在的合作方。新媒网跨境获悉，山姆先生在确定最终合作伙伴之前，曾与50家工厂和30位设计师进行过交流。这告诉我们，在寻找供应商的路上，耐心和广阔的人脉网络是成功的关键。
3. 发出询价请求（RFQ）： 询价请求是一份明确了咱们想采购什么、并邀请潜在供应商提供报价和交易条款的文件。通过对比多份询价，咱们的采购团队就能选出最有竞争力的方案。
4. 商务谈判： 选定意向供应商后，咱们可以进一步协商价格、批量折扣、交货期以及合同期限，争取最有利的合作条件。别忘了，随着咱们企业规模的增长，订单量本身就是最有力的谈判筹码。“当咱们的采购量上去后，就能接触到更高层次的制造商，”山姆这样解释道。
5. 合同管理： 这一阶段通常会涉及咱们公司的财务和法务部门。有时候咱们会使用标准合同，稍作调整；也有时候需要为特定的供应商量身定制合同。确保合同的严谨性，是规避未来风险的重要一步。
6. 下达采购订单（PO）： 当咱们采购原材料、零部件或服务时，通常会向供应商发出采购订单。这份文件会确认所采购的商品或服务，以及双方达成一致的条款。
7. 收货验货： 供应商会把材料送到咱们指定的仓库、工厂或其他地点。这时，咱们的团队需要仔细检查货物是否有损坏、是否存在次品或不符要求的产品，并核对与采购订单是否一致。这一步是把控产品质量的最后一道防线。
8. 支付款项： 这是采购流程的最后一步，在咱们团队核实货物无误后，应付账款部门就会向供应商支付货款。

大家可能会听到，下达采购订单、收货验货和支付款项这些环节，更多被称为“采购执行”或“购买”。而“采购”这个词，更侧重于战略层面，包括明确需求、寻找供应商、谈判以及合同管理。换句话说，采购是战略，购买是行动。

供应链管理（SCM）：全局统筹，运筹帷幄

供应链管理，顾名思义，就是对咱们产品生产和交付所有环节进行协调和监督。虽然采购是第一步，但SCM则涵盖了整个过程，具体包括：

1. 生产制造： 将原材料转化为成品。
2. 仓储与保管： 在产品流向下游之前，进行库存管理。
3. 库存控制： 密切监控库存水平，既要满足市场需求，又要避免过度生产。
4. 需求预测： 准确预测客户需求，指导产品研发和采购计划。
5. 运输与物流： 确保货物在设施之间以及最终客户手中的高效流动。
6. 交付与配送： 保证产品能按时送达零售商或最终买家。

SCM的具体实践会因企业规模和资源的不同而有所差异。大型企业通常会依赖SAP或Oracle等企业级或供应链管理软件来统筹整个供应链，而咱们一些中小企业可能使用更简洁的工具，比如大家熟悉的表格软件（如WPS表格、Excel或Google Sheets）甚至自建系统来跟踪订单、管理物流。

新媒网跨境认为，供应链管理更是一门风险管理的艺术。自然灾害、贸易政策变化、劳动力短缺和运输瓶颈等突发状况，都可能对供应链造成冲击。咱们企业可以通过多元化供应商、建立安全库存、投资能提升供应链可视化的技术等方式，来有效规避这些风险。

采购与供应链管理，二者如何协同发力？

采购功能与供应链管理密不可分，它是整个流程中至关重要的第一步。因为采购为后续环节奠定了基础，所以这一阶段的任何一点点波动，都可能在整个供应链中引发连锁反应。比如，一次延误的交货、意料之外的价格上涨，或是原材料的质量问题，都可能导致生产停滞、商品断货，甚至错过交货日期。因此，高效的采购实践能够有效预防这些问题，让咱们的供应链更加坚韧。

当采购和供应链团队紧密协作、步调一致时，咱们的企业将收获诸多益处：

1. 业务流程更顺畅： 比如交货周期更短，需求预测也更精准。
2. 客户沟通更高效： 客户能够更清晰地了解订单状态和预计送达时间。
3. 灵活应对外部变化： 能够灵活调整供应商，快速响应外部事件，调整产品策略。
4. 成本有效控制： 通过更强的谈判能力和减少浪费，实现成本优化。

所以说，采购和供应链管理，只有作为一个整合的系统来运作，才能发挥最大效用。强劲的采购为后续生产提供“燃料”，而高效的供应链管理则确保这些“燃料”能顺畅地转化为产品，并最终抵达客户手中。

优化采购和供应链管理的实战策略

即使咱们的采购和供应链流程目前运行得很顺畅，也别忘了持续寻求改进，不断提升效率、降低风险，并强化与供应商的关系。新媒网跨境在这里为大家总结几个常见的优化策略：

1. 持续监控和评估供应商
   供应商的表现可不是一劳永逸的。他们可能会改变配方、提价，甚至可能倒闭。咱们企业需要通过数据分析和客户反馈，定期监控供应商的表现，必要时及时更换合作伙伴。这种持续的供应商关系管理和供应商管理，能确保供应商长期满足咱们的期望。就如同山姆先生提到的，Rocco公司为了提升冰箱风扇的噪音控制，就将供应商更换为一家电动汽车（EV）风扇制造商，这种主动求变的精神值得咱们学习。

2. 运用竞争性招标
   当咱们寻找新供应商时，不妨考虑发出方案征集书（RFP）。与只关注具体产品报价的询价请求（RFQ）不同，RFP是邀请供应商提出解决方案，以满足咱们更广泛的业务需求。这个过程能激发供应商的竞争热情，也能帮助企业确保采购活动与自身价值观保持一致，比如可持续发展标准或工人权益保护等。

3. 善用供应链管理软件
   供应链管理软件能让咱们的采购和供应链活动管理起来更轻松。大型企业往往使用云端平台和采购软件，比如NetSuite Procurement、Order.co、Coupa、Odoo和Airbase。而许多中小企业和初创公司则会选择简单实用的工具，如WPS文档、Excel或自建系统。当然，在业务高峰期，咱们可能要谨慎尝试新技术。但经过精心挑选的工具，确实能有效提升准确性和效率。像SAP SCM、Blue Yonder和Oracle等平台，能帮助咱们跟踪关键绩效指标（KPIs），比如交货周期、交货准确率和缺货情况。即使是简单的看板，也能揭示反复出现的瓶颈和其他问题，让咱们能不断提升运营效率和成本效益。

4. 坚持创新，永不止步
   没有哪两家企业的供应链是完全相同的，而且流程总是在不断演进。有些公司为了避免过度依赖单一国家，会选择分散生产基地；另一些则根据客户反馈，不断提升质量标准或调整产品。采取这种策略的企业往往能通过提高供应链的韧性来获得竞争优势。正如山姆先生所言：“你绝不希望只依赖一个国家。”新媒网跨境了解到，实际上，Rocco公司目前正在东南亚布局工厂，并考虑在拉丁美洲也建立生产基地。这种前瞻性的布局，值得咱们跨境同行深思。

5. 关怀供应链上的每一位工作者
   供应商、物流服务商以及配送团队，他们都是供应链生态系统中的重要组成部分。那些愿意投入，提供合理薪酬、弹性工作时间，并致力于建立良好合作关系的企业，往往能因此获得忠诚度和更强的灵活性。正如山姆所说：“系统里总要留些余地（Always leave fat in the system）。”也就是说，咱们要为人和流程都留出缓冲空间，而不是把效率推到极限。他强调：“你希望员工是快乐和健康的。”这不仅是人文关怀，也是提升供应链韧性的重要一环。

采购与供应链管理常见问题解答

Q1：采购和供应链管理究竟有何区别？
采购是供应链流程的第一步，它包括企业为生产产品所需原材料或零部件的寻找和购买。而供应链管理（SCM）则是更广泛的协调整个流程，从采购到生产制造、仓储、运输，再到最终交付的全链路管理。

Q2：能举个采购的例子吗？
当然。一家生产辣椒酱的公司，需要明确并采购辣椒、香料、醋、瓶子、标签和包装等。其团队会根据价格、成本效益、质量、交货时间等因素，从不同供应商那里采购这些元素。有些企业选择自己内部生产，而另一些则可能与代加工厂合作。而咱们做零售的，很多时候会直接从批发分销商那里采购成品。

Q3：供应链管理的例子又是什么呢？
以一家袜子制造商为例。在采购了纱线和松紧带等材料之后，这家公司会协调生产计划、包装、仓储和分销。供应链经理（或小型公司的企业主）会监督每一个环节，跟踪订单、管理库存，并确保产品能按时发货给零售商或客户。

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本文来源：新媒网 https://nmedialink.com/posts/cross-border-scm-pitfalls-save-2h-30-risk.html