搞定WP表单自动转PDF实操：30分钟极速提升效率!

各位跨境实战的朋友们，大家好！我是你们的老伙计，今天咱们来聊聊WordPress表单提交后自动生成PDF的那些事儿。

在跨境电商、线上服务乃至教育培训领域，咱们经常需要收集客户的活动报名、订单支付或者课程注册信息。想想看，如果每次提交后，系统能自动给用户生成一份专属的凭证、收据或者证书，让他们能即时下载或打印，这体验是不是瞬间拉满了？

但说句大实话，很多朋友都会遇到一个痛点：WordPress表单默认可不会帮你自动生成PDF。不少人只能辛苦地把数据导出来，手动复制粘贴到文档里，再一点点调整排版，最后保存成PDF。这流程，一旦提交量大了，那简直是劳心费力、错误频出，效率低到让人抓狂。尤其是在咱们跨境业务中，时间就是金钱，人工操作的成本可不低。

今天，我这个老司机就来给大家分享一个我亲测有效的实战秘籍，教你如何利用WPForms这款神器，轻松实现WordPress表单数据到PDF的自动化转换。我会一步步引导大家完成设置，保证每位提交者都能及时收到一份专业、美观的定制化PDF。新媒网跨境获悉，自动化是提升业务效率的关键。

核心思路很简单：安装WPForms Pro及其PDF插件，然后把你的表单和PDF模板关联起来。这样一来，每次有新的表单提交，系统就会自动生成一份PDF。你还可以把这份PDF自动作为邮件附件发送给用户和管理员，两边都能第一时间拿到，省心又省力。

为什么表单数据要自动生成PDF？（好处与应用场景）

手动将表单数据转换成PDF，耗时耗力，过程繁琐。你需要导出数据，塞进文档，反复核对，保存，最后再发送。周而复始，不仅浪费宝贵时间，还极易出现各种小错误。而自动生成PDF，就能完美解决这些痛点。每一次表单提交都能瞬间变成一份即发即用的PDF，完全无需人工干预。

这背后意味着什么？首先是大幅度减少了咱们的行政事务，让你可以把更多精力放在核心业务上。其次是大大降低了出错率，保证了文档的规范性和一致性，提升了专业形象。最后，它也让记录和归档变得更加轻松有序。

新媒网跨境认为，这种效率的提升对于高速发展的跨境业务至关重要。

来看看它都有哪些常见的应用场景：

• 咨询/服务类网站： 自动生成报价单、合作方案等，提高业务响应速度。
• 活动报名网站： 及时发送电子门票、报名确认函，优化用户体验。
• 在线商店： 自动生成订单发票、收据，简化财务流程。
• 在线课程平台： 自动发放结业证书、入学确认，增强品牌公信力。
• 法律、人力资源及行政： 生成授权书、同意书、豁免声明，确保文档合规性。
• 房地产行业： 自动发送房产详情、看房预约确认，提升客户服务水平。

总而言之，自动化生成PDF能让你从重复的行政工作中解脱出来，花更多时间来经营你的网站和业务，同时也能为你的客户带来更快速、更流畅的服务体验。

接下来，我将带领大家一步步地实现这个目标。

1. 第一步：安装并激活WPForms Pro
2. 第二步：创建或选择一个现有表单
3. 第三步：设置表单通知与确认（可选）
4. 第四步：配置PDF生成设置
5. 第五步：定制与美化你的PDF
   (1) 个性化PDF内容
   (2) 定制PDF设计风格
6. 第六步：调整高级PDF设置
7. 第七步：测试你的PDF生成功能
8. 第八步：将表单嵌入WordPress网站
9. 关于WordPress中PDF和表单的常见问题
10. WordPress表单使用的更多实用资源

第一步：安装并激活WPForms Pro

要实现这个功能，咱们首先得在WordPress网站上安装WPForms Pro。用过WordPress的朋友都知道，WPForms绝对是表单插件里的佼佼者。它自带了一个强大的PDF插件，能够自动把你的表单提交数据转换成PDF。而且，它能帮你轻松创建各种表单，无论是联系表单、支付表单、调查问卷还是邮件订阅，都不在话下。

我们新媒网跨境自己也在用WPForms来处理客户的联系请求和一些调研。

要开始，咱们先到WPForms的官方网站，点击“立即获取WPForms”按钮，完成注册购买流程。

💡 小提示： PDF生成功能只在WPForms Pro及更高版本中提供。如果你目前使用的是WPForms Lite免费版，需要升级才能使用此功能。

购买完成后，你会进入自己的WPForms账户后台。在这里，你可以下载插件的zip文件和你的许可证密钥。这两个东西一会儿会用到，建议你暂时保持页面打开，或者把它们妥善保存好。

现在，是时候把WPForms插件安装到你的WordPress网站了。登录WordPress管理后台，找到“插件”菜单下的“安装插件”。

点击页面顶部的“上传插件”按钮。选择你刚才下载的WPForms插件文件（一个.zip文件），然后点击“立即安装”。

安装完成后，点击“激活插件”。这时，WPForms就会出现在你的管理后台菜单里。接着，进入“WPForms” > “设置”来激活你的许可证密钥。把刚才保存的密钥粘贴到输入框中，然后点击“验证密钥”。

这一步非常关键，它能解锁所有Pro版功能，包括我们即将使用的PDF插件。

密钥验证成功后，你就准备好开始创建能自动生成PDF的WordPress表单了。如果你在安装WordPress插件时遇到困难，可以参考相关的详细教程。

接下来，导航到“WPForms” > “插件”页面，去安装PDF插件。

在插件面板中，你可以使用搜索栏快速找到“PDF插件”。在搜索结果中，直接点击“安装插件”按钮即可启用它。

第二步：创建或选择一个现有表单

WPForms和PDF插件都安装激活好了，现在咱们要来创建或选择一个用于生成PDF的表单。为了演示方便，我准备建一个简单的服务条款表单，并为其设置自动生成PDF。

从你的WordPress后台，进入“WPForms” > “添加新表单”。

💡 小提示： 你可以选择从零开始构建新表单，也可以使用已有的表单。如果你想编辑现有表单，可以在“WPForms”的“所有表单”标签页中找到它，然后点击“编辑”按钮来添加自动PDF生成功能。

点击后会打开设置页面，你可以给表单起个名字。这个名字只供你自己参考，但建议取一个清晰明了的，方便后续管理。

接着，选择你创建表单的方式。你可以从头开始、使用AI表单构建器，或者直接挑选一个模板。

为了演示，我将使用一个预设的表单模板。在搜索栏中，你可以输入关键词，比如“联系表单”、“收据”、“协议”或者任何符合你需求的词，来快速找到合适的模板。

找到心仪的表单模板后，鼠标悬停上去，然后点击“使用模板”按钮。我这里选择“服务条款表单”模板。

WPForms会随即打开表单构建界面。“服务条款表单”模板预设了一些字段，比如日期、收据编号、订单详情、付款人姓名和支付信息。

你可以花点时间熟悉一下表单构建界面。左侧显示所有可用的表单字段，右侧面板则是你表单中的实际字段。

要定制这个表单，只需点击右侧面板中的任何字段即可编辑。例如，如果你想把“Email”标签改为“电子邮箱地址”，只需点击该字段，然后在右侧的设置面板中输入新标签即可。你还可以设置字段为必填或可选，添加简短描述，并通过拖拽来调整它们的顺序。

如果你需要添加更多字段，比如额外的下拉选项，或者用于上传文件的附件字段，只需从左侧面板拖拽到表单中即可。

既然我们要做的是一个需要签名的法律文件，别忘了把“签名”字段也拖拽到表单里。接下来，你可以根据自己的实际需求继续调整这个表单模板。

有一点你肯定会想做的，就是编辑“服务条款”复选框的示例文本。只需点击该字段，然后在“描述”中重新编写文本。

当你的表单看起来完全符合要求后，就准备好配置表单设置了。

第三步：设置表单通知与确认（可选）

在设置自动化PDF生成之前，咱们最好先快速检查一下“通知”和“确认”设置。请注意，这一步是可选的，但它能确保你和你的用户在表单提交后都能收到正确的后续信息。

默认情况下，表单通知会发送给网站管理员。如果你也想把PDF副本发送给用户，可以再添加一个通知。

操作很简单，打开“设置” > “通知”，然后点击“添加新通知”。

在弹出的窗口中，给你的通知起个名字。比如“发送PDF给用户”或“用户通知”，然后点击“确定”。

在“发送到电子邮件地址”字段中，你需要使用“智能标签”，这样邮件才能发送给提交表单的人。点击字段末尾的智能标签图标，从你的表单中选择“电子邮箱”字段。

如果你的表单需要通知多个人，你可以添加多个电子邮件地址，用逗号分隔。接着，填写“电子邮件主题”、“发件人姓名”和“发件人电子邮件”字段。这里你同样可以使用智能标签，让邮件内容自动个性化或包含表单详情。

之后，向下滚动到“电子邮件正文”字段。WPForms默认已经包含了{all_fields}智能标签，但你可以添加更多内容，让你的通知邮件看起来更专业。

趁着在这里，也点击切换到“设置” > “确认”选项卡。WPForms提供了三种确认类型：显示消息、重定向到其他页面，或者将用户发送到特定URL。

在本教程中，我使用的是“消息”确认，因为我希望用户提交表单后留在当前页面。设置好之后，这一步就完成了。

除了确认消息，你还可以选择将用户重定向到另一个网页或完全不同的网站。有关更多信息，你可以查看关于表单提交后如何重定向用户的教程。

第四步：配置PDF生成设置

表单建好后，是时候设置PDF生成功能了。在这一步，你将配置WPForms，让它在每次有人提交表单时，都能自动生成一份专业的PDF。

首先，在表单构建器中，找到左侧边栏的“设置”选项，然后切换到“PDF”标签页。接着，点击“添加新PDF”按钮。

这时会弹出一个窗口，让你为PDF命名。取一个描述性强、方便你识别的名字就好。如果以后需要，这个名字随时可以修改，所以现在不必过于纠结完美。点击“确定”继续。

启用PDF配置后，WPForms会显示几个重要的设置。你首先会看到“文件名”字段。默认情况下，WPForms使用“Entry for {form-name}”的格式作为PDF文件名，但你可以自定义。

我个人喜欢在这里加入智能标签，让每个PDF的文件名都独一无二。比如，你可以使用{form_name}-{entry_id}，这样生成的文件名就会是“服务条款-123.pdf”这类格式。使用“条目ID”（Entry ID）非常推荐，它能确保每个文件都有一个独特的名称，让你在后续整理文件夹、查找特定协议时，无需逐个打开文件就能轻松找到。

要使用智能标签，只需点击字段右侧的“智能标签”图标，然后从下拉菜单中选择可用的选项。

紧接着下面，你会看到“邮件通知”下拉菜单。在这里，你可以决定哪些邮件通知需要附带这份PDF作为附件。

如果你想给自己发送PDF，选择“默认通知”即可。如果你希望用户也能收到一份副本，那就选择“用户通知”。你甚至可以同时选择这两个选项，让所有相关方都收到副本。

再往下，你会看到一个“条件逻辑”选项。这个强大的功能允许你控制PDF何时生成。例如，你可能只希望在用户勾选了“我同意服务条款”复选框时才生成PDF。

接下来，你将选择你的PDF模板。WPForms提供了数十款专业设计的模板，并按类别进行组织。你会看到“通知”、“文档”、“财务表单”和“证书”等选项。既然我们正在处理一份法律文件，就点击“文档”类别。

🧑‍💻 老司机小贴士： 选择最符合你使用场景的类别。例如，如果你需要发票或支付记录，就选“财务表单”；如果是线上课程结业证或出席证明，就选“证书”。

你可以点击每个模板来浏览，左侧屏幕会实时显示PDF的预览效果，让你清楚看到最终的样子。我的表单，我选择了“法律”风格。

一旦你选择了模板和风格，它就会自动应用到你的PDF上。你会注意到预览图会立即更新，显示你的表单字段如何填充到模板布局中。它有着干净专业的观感和正式的布局，非常适合合同类文件。这个模板还包含了一个用于放置你Logo的页眉部分，内容区域清晰有序，以及带有页码的页脚。

至此，你的基本PDF设置就配置好了。下一步，我们将定制内容和设计，确保最终PDF完全符合你的要求。

第五步：定制与美化你的PDF

模板选好之后，咱们就来定制PDF内容了。这一步，你要替换掉占位符文本，调整表单字段，并添加任何你想在最终文档中包含的额外内容。之后，我还会教你如何通过自定义设计，让你的PDF更具品牌特色。

5.1：个性化PDF内容

在屏幕左侧，你会看到PDF的实时预览。我选择的“法律”模板包含了一些可编辑的占位符，比如“公司地址”、“签名类型”和“日期”。你可以直接在预览中点击这些文本进行编辑。

咱们从“内容”部分开始。模板中已经包含了所有表单字段，但你可以添加一个简短的说明，提供一些上下文信息。

这个编辑器用起来就像一个简单的文字处理软件。你可以对文本进行格式化，添加项目符号，插入标题，甚至加入链接，让内容清晰易读。此外，你还可以粘贴进实际的法律文本，比如完整的服务条款或合同内容。更棒的是，你还可以使用智能标签，从表单提交中动态地提取信息。有了智能标签，每一份PDF都会自动填充正确的信息，完全无需你手动操作，大大提高了效率。

🧑‍💻 老司机小贴士： 你可能还需要添加任何用户可能需要的免责声明或额外信息。对于法律文件，你可以包含联系方式、生效日期和下一步操作说明。

接着，你可以根据你公司的联系方式，比如地址、邮箱和电话号码，来编辑占位符。这里同样可以使用智能标签。

现在，向下滚动找到签名设置。在这里，你可以配置签名的显示方式。由于我们在第二步的表单中添加了“签名”字段，WPForms会自动将表单用户的电子签名提取到此区域。你可以调整大小和标题，确保它看起来正式且专业。

然后是日期字段。你可以选择你想要的日期格式，并编写副标题。

到这里，请花些时间仔细审阅每个部分。确保所有表单字段都已包含在内，并且排列顺序合乎逻辑。我们希望最终的PDF文档清晰易读，一目了然。

5.2：定制PDF设计风格

内容就位后，现在是时候让你的PDF看起来更具品牌特色了。在这一步，你将自定义颜色、添加你的Logo，并调整整体设计，以符合你的企业形象。

咱们向下滚动到PDF设置面板中的“外观”选项，在这里可以选择一个预设的主题。每个主题都有自己的配色方案和样式。当然，你也可以手动编辑主题颜色。

我通常会浏览几个选项，找到最符合我品牌风格的那个。左侧的预览会即时更新，所以你能看到这些主题是如何影响你的PDF设计的。

选好主题后，就是添加自定义Logo的时候了。如果你没有看到“上传”按钮，可以点击“移除图片”按钮来移除当前Logo的占位符。

之后，你可以从你的电脑中选择Logo文件。WPForms支持PNG和JPG等常见的图片格式。你的Logo就会随即出现在PDF预览中。

你还可以调整Logo的大小——小、中或大。Logo的位置也可以选择左对齐或居中。我个人在处理法律文档时通常会选择居中，因为这样看起来更正式、更均衡。

这些细致的设计都能让你的文档看起来更专业。颜色与品牌匹配，Logo清晰展示，整体布局整洁有序，给人留下深刻印象。

第六步：调整高级PDF设置

在测试你的PDF之前，还有一些技术设置需要配置。这些高级选项能让你控制文档格式、安全性和PDF的访问权限。

点击展开PDF设置面板末尾的“高级”标签页。你看到的第一个设置是“纸张大小”。可选尺寸包括Letter（8.5英寸x11英寸）、A4、Legal等等。默认是Letter，对于美国的大多数商业文档来说都很合适。如果你有国际客户或者有特定的格式要求，可以从下拉菜单中选择A4或其他尺寸。

紧挨着旁边，你会找到“方向”设置。你可以选择“纵向”（Portrait）或“横向”（Landscape）布局。

纵向是大多数文档的常用格式，我这里也选择它。如果你有需要更多水平空间的宽表格或图表，横向会更适合。

现在咱们来聊聊安全性。你可以点击开启“访问限制”。这是我最喜欢的功能之一，因为它能让你精确控制谁可以查看和下载你的PDF。默认情况下，PDF对任何访客都是可访问的，但你可以通过几个选项来将其锁定。

如果你选择“已登录用户”选项，那么只有登录到WordPress的用户才能访问PDF。这对于为网站成员或公司员工创建文档非常有用。

为了增加安全性，WPForms还允许你为PDF设置密码保护。你可以通过启用“密码保护”选项来使用此功能。然后只需输入用户打开文档所需的密码，并再次输入以确认。

这对于敏感的法律协议或财务文档来说是完美的选择。在跨境业务中，数据安全和合规性是不可忽视的重要环节。

🧑‍💻 老司机小贴士： 关于密码保护有一点需要注意——你必须以某种方式将密码告知你的用户。我通常会把它包含在后续的电子邮件中，以确保安全。

一旦你根据需求配置好所有内容，就该测试你的PDF生成表单了。

第七步：测试你的PDF生成功能

在发布你的表单并开始收集真实提交之前，你必须确保一切正常工作。测试你的PDF生成功能是一个我从不跳过的关键步骤，你也不应该跳过。

好消息是，WPForms内置的预览功能让测试变得非常简单。在表单构建器的右上角，点击“预览”按钮。

这会在新标签页中打开你的表单，完全是用户会看到的样子。现在你可以像真实提交一样填写它，并查看PDF是否正确生成。

填写所有表单字段，填入测试信息。对于这个法律文档表单，我故意跳过了姓名字段并在邮箱字段写了个错别字，来检查验证功能。

现在，务必勾选“我同意服务条款”复选框，然后点击表单底部的“提交”按钮。提交后，你会看到表单的确认消息。

现在我们来检查PDF是否正确创建。回到你的WordPress后台，导航到“WPForms” > “条目”。

你应该会在下一个屏幕上看到你的测试提交记录。点击“操作”列中的“查看”按钮，查看所有详情。

在条目详情页面，找到PDF部分——它应该显示你配置的PDF链接。你只需点击该链接即可打开你生成的PDF。

PDF将会在新的浏览器标签页中打开，或者下载到你的电脑，这取决于你的浏览器设置。仔细查看它，并认真检查每一项：

• 确保所有表单信息在PDF中正确显示。你的测试姓名、邮箱地址和公司详情应该和你放置在模板中的位置完全一致。
• 检查智能标签是否提取了正确的信息。
• 滚动查看整个文档，验证是否有内容被截断或格式看起来奇怪。
• 留意你的Logo——它是否以正确的大小和位置显示？
• 你的品牌颜色是否正确显示？
• 文本是否清晰可读，并按照你添加的标题、项目符号和样式正确格式化？

这一步非常重要，它直接影响了你的文档看起来有多专业。

现在，如果你配置了通知包含PDF，我们来测试邮件投递。你应该会收到一封附带PDF的邮件。打开那封邮件，验证PDF附件是否存在并能正常打开。如果你没有立即收到邮件，请务必检查你的垃圾邮件或广告邮件文件夹，因为带有附件的邮件有时可能会触发垃圾邮件过滤器。

💡 小提示： 如果你没有收到测试邮件，你的网站可能存在邮件投递问题。我强烈推荐使用WP Mail SMTP来解决这个问题。这个插件能确保你的表单通知和PDF附件真正送达目的地。新媒网跨境深知邮件送达率对于跨境业务的重要性。

第八步：将表单嵌入WordPress网站

现在，是时候发布你的表单并将其添加到你的WordPress网站了，这样人们才能真正使用它。在表单构建器中，首先点击“保存”按钮，确保你所做的所有更改都已保存。这很重要，你肯定不想丢失刚才的任何自定义设置。

表单保存后，点击旁边的“嵌入”按钮。

WPForms会弹出一个窗口，提供几种将表单添加到文章或页面的选项。最简单的方法是嵌入到新页面，所以请随意点击弹出窗口中的“创建新页面”选项。

在下一个弹出窗口中，给你的新页面起个名字。对于我的表单，我称之为“法律协议表单”——你可以根据你网站的实际情况命名。输入页面名称后，点击“开始！”按钮。

WPForms会自动创建一个新的WordPress页面，并将你的表单嵌入其中。页面会在WordPress块编辑器中打开，你可以看到它看起来是什么样子。你的表单已经在那儿了，随时可以使用。

如果你想在表单周围添加额外内容，也可以。也许你需要在表单上方添加说明，解释如何填写。或者你想添加一些介绍性文本，说明这个法律文档涵盖了什么。只需点击表单块上方或下方，然后开始输入即可。

你还可以在右侧的“表单设置”中选择一个主题来美化你的表单。如果你更喜欢将表单添加到现有页面，那也很简单。导航到你网站上的任何页面，并在编辑器中打开它。

如果你更喜欢短代码方式，也可以使用。每个WPForms表单都有一个独特的短代码，你可以复制并粘贴到任何地方。有关更多信息，请参阅我们关于如何嵌入WordPress表单的指南。

在发布页面之前，点击“预览”按钮，看看网站前端的一切是否正常。确保表单显示正确，并与你的页面布局完美融合。还要检查它是否支持移动设备——点击移动预览图标，看看它在手机和平板电脑上的显示效果。

WPForms会自动优化表单以适应移动设备，但始终建议进行双重检查。如果一切看起来都完美无瑕，那就点击“发布”按钮吧。你的表单现在已经在你的WordPress网站上正式上线了！

从现在开始，每当有人提交你的表单，WPForms都会自动生成一份专业的PDF。然后，它会根据你配置的设置进行处理。

你随时可以返回并修改你的表单或PDF设置。只需导航到“WPForms” > “所有表单”，找到你的表单，然后点击“编辑”即可。你所做的任何更改都将应用于所有未来的提交。

关于WordPress中PDF和表单的常见问题

以下是我们收到的一些关于从WordPress表单生成PDF最常见的问题：

1. 如何在WordPress中导出表单条目？
   如果你使用的是WPForms，只需在WordPress后台进入“WPForms” > “条目”，然后选择你想要导出的表单。你可以将所有提交数据下载为CSV或Excel文件，然后在Excel、Google表格或任何电子表格程序中打开。
2. 哪个WordPress表单插件可以生成PDF文件？
   WPForms是生成PDF文件的最佳WordPress表单插件。它的PDF插件包含40多个专业设计的模板，提供设计定制选项，并能自动将PDF通过邮件发送给用户和网站管理员。
3. 如何创建可下载的WordPress PDF？
   你可以在电脑上创建PDF，然后将其上传到WordPress媒体库，并嵌入到你的网站中，以便访客下载。你甚至可以通过使用Easy Digital Downloads将其设置为数字产品，从而销售你的PDF下载。
4. 如何在WordPress中嵌入PDF？
   最简单的方法是使用WordPress内置的“文件”块。将该块添加到你的页面，上传你的PDF，WordPress就会内联显示它，并提供下载选项。如果你需要缩放、页面导航或更好的阅读体验等额外功能，可以使用PDF查看器插件。

WordPress表单使用的更多实用资源

希望这篇文章能帮助你学会如何在WordPress中自动从表单条目生成PDF。

接下来，你可能还想查看我们其他的WordPress指南：

• 如何限制WordPress表单条目数量
• 如何将任何WordPress表单连接到Google表格
• 创建更具交互性表单的技巧
• 如何在WordPress中阻止联系表单垃圾邮件
• WordPress表单使用终极指南

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本文来源：新媒网 https://nmedialink.com/posts/master-wpforms-auto-pdf-30min-boost-efficiency.html