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我做外贸这些年，眼看着不少同行和新来的伙伴在前方冲刺客户开发，却常常在最后的跟进阶段马失前蹄，功亏一篑，这心里真是百般滋味。就像赛场上的选手，起跑线冲得再快，要是没能坚持到终点，那所有的努力也就付诸东流了。你可能每天在各个平台忙碌，无论是国际社交媒体、行业展会，还是即时通讯工具和搜索引擎，只要发现潜在客户，立马就加上、聊起来，拿到邮箱就迫不及待地把开发信发出去。然而，一旦客户没有秒回，很多人的热情就像被泼了冷水，一下子就泄了气，要么陷入漫长的等待，要么转头去忙别的，结果呢，那些“有希望”的客户就像断了线的风筝，再也找不着了。

这十年摸爬滚打下来，我才真正明白，外贸路上最大的陷阱，并不是你找不到客户，而是你误以为开发到客户就等于订单到手了。实际上，这只是万里长征的第一步，后面艰苦卓绝的客户跟进和谈判，才是决定你能不能拿到订单的硬仗。它不仅考验你的专业技能，更磨练你的耐心和智慧。

新媒网跨境获悉， 在当下充满变数的外贸环境中，客户跟进的策略和技巧显得尤为重要。它关乎着每一个外贸人的实际效益，更是中国企业在国际市场中立足并赢得信任的关键。

阶段一：拿到联系方式，远不等于拿到订单的“入场券”

很多外贸新人，尤其是刚入行那会儿的我，常常会很兴奋地跑过来告诉我：“我终于找到一个客户的邮箱了！”每次听到这话，我都会忍不住反问一句：“那接下来，你打算怎么跟进呢？”结果呢，十个新人里，估计有九个都会不假思索地回答：“发个公司介绍啊，再发个产品册啊！”

问题是，你有没有想过，对于那些在国际贸易中摸爬滚打的采购商而言，他们的邮箱每天要接收多少封类似的邮件？几百封都算少的。你的邮件，真的能在客户匆匆一瞥的5秒钟之内，成功抓住他们的眼球，不被直接滑向垃圾箱吗？答案往往是残酷的。

所以，我的建议是，第一轮跟进，一定要打出一套精心设计的“组合拳”。

第一封邮件：要精简，要亮眼。

这份邮件，内容要包括简洁的公司介绍，但更重要的是，要重点介绍一款产品。这款产品不是随便选的，而是要你觉得能让客户“眼前一亮”的。

❌ 错误示范： 千万不要一上来就扔过去一份厚达20页、面面俱到的产品册。那样做的结果，通常是帮你的邮件更快地找到了它在垃圾箱里的归宿。因为信息量太大，客户根本没时间细看，而且会觉得你没有针对性，缺乏诚意。

✅ 正确姿势： 比如，如果你的目标客户是做厨房五金的，那么你可以有针对性地介绍一款你们新推出的耐高温密封胶，并巧妙地附带一句“我们最近刚帮助西班牙的一个经销商，在短短三个月内，实现了重复订单3%的增长。” (we recently helped a distributor in Spain increase repeat orders by 3% in 3 months.)。这句话，就像一个钩子，它抛出了一个具体的、可量化的成功案例，让客户产生好奇心，至少会让他忍不住想问一句：“你们是怎么做到的？”这就是你打开对话的关键。

第二封邮件：隔两三天再发，补齐信息，但要“轻巧”。

这封邮件的发送间隔很关键，不宜过长，也不要过于频繁。内容可以是一份精简版的产品册，但请务必注意，文件大小要控制在3MB以下，方便客户快速打开和浏览。邮件的开头可以写得生活化、人性化一些，比如：“Hi Tom, I just realized I forgot to send you our mini catalogue last time. Here it is, in case it’s helpful.”（Tom您好，我才发现上次好像忘记给您发送我们的迷你产品册了。附件是它的电子版，希望能对您有所帮助。）这样的话语，少了商业的冰冷，多了几分人情味，让客户感觉你更像一个朋友，而不是一个急于推销的销售员。这种看似“不经意”的补发，其实传递了一种细致和周到。

第三封邮件：纯粹的跟进，不硬性推销。

如果前两封邮件客户依然没有回复，第三封邮件的目的就不是再介绍产品了，而是纯粹地进行跟进，探询情况，但措辞要温和，不带有任何压力。你可以这样写：“Hi Tom, I hope my previous email reached you well. If this is not of interest, would you mind leaving me a short note so I can update my records?”（Tom您好，希望我之前的邮件您已经顺利收到了。如果我们的产品目前不符合您的需求，您介意简单回复我一声吗？这样我也可以更新一下我的记录，不至于再打扰您。）这句话非常礼貌，给客户留足了面子和选择的余地，同时也传递出一个信息：你尊重他的决定，但你需要一个明确的反馈。这种“退为进”的策略，反而更容易让客户放下戒备，给出回应。

阶段二：三封邮件没回音？别着急，尝试另辟蹊径

很多外贸新手在发送了三封邮件后，如果客户依然没有回应，就会觉得这个客户可能没戏了，于是就放弃了。然而，我想告诉你一个残酷但真实的事实：很多客户就是没那么快回复的。他们可能有各种原因：可能手头正在忙一个紧急项目，可能正在等待内部的预算批复，或者，他们只是习惯性地观察你，想看看你会坚持多久，会拿出什么样的后续行动。

在这种情况下，我的经验是，不要只盯着邮箱，要勇敢地“换一条路走”。最直接有效的方式，就是——拿起电话，直接进行试探性沟通。

首先，你需要从客户的公司官网上找到他们的联系电话，通常会有总机或前台的电话号码。然后，鼓起勇气拨通电话，直接报出你所知道的关键联系人的名字：“May I speak to Mr. John Smith, please?”（请问我可以找一下John Smith先生吗？）

这一步，对于很多外贸人来说，无疑是一个巨大的挑战。因为你需要克服语言障碍，克服被拒绝的恐惧，还要表现出足够的自信和专业。但是，我向你保证，如果你能迈出这一步，如果你胆子足够大，敢于直接和客户进行语音沟通，那么你与客户之间的距离，将会被迅速拉近。电话沟通带来的直接性和真实感，是任何文字沟通都无法比拟的，它能帮助你在客户心中建立更鲜活的形象。

阶段三：被拒绝了，也绝不意味着没有希望

在我的外贸生涯中，遇到过形形色色的客户，其中有一个德国客户的经历让我印象特别深刻。起初的一年时间里，他既没有明确拒绝我的合作提议，也没有下任何订单，就像一潭平静的湖水，毫无波澜。但我当时并没有气馁，而是硬着头皮，像“投喂”一样，持续不断地向他发送各种有价值的信息。半年后的一天，我惊喜地收到了他的邮件，上面简单地写着一句话：“Your persistence impressed me.”（你的坚持给我留下了深刻的印象。）那一刻，我才真正体会到，坚持的力量有多么强大。

那么，具体该怎么“喂”呢？我给大家分享几个我屡试不爽的“种草”思路：

第四封邮件：分享市场案例，哪怕是“借”来的也要用。

如果你手头没有直接与该客户相关的成功案例，没关系，我们可以“借案例”。比如，你们的产品曾经与某个经销商的下游客户有过成功合作，那么你完全可以把这个案例进行适当的转化和包装，自信地告诉客户：“我们的产品在您所在的市场，已经有了非常成功的应用案例。”关键在于，让客户感受到你的产品是有市场验证的，是可靠的。

第五封邮件：结合客户网站，进行有针对性的报价和优化建议。

这需要你花心思去研究客户的官方网站。仔细观察他们网站上最显眼的位置放了什么产品，哪些产品是他们经常宣传的，哪些是在首页展示且不打折的。这些线索通常能告诉你，哪些是他们的热卖产品或重点推广产品。针对这些热卖产品，你可以制作一份量身定制的报价单，并附上一些基于你专业判断的优化建议。这不仅能展现你的专业度，更能让客户感受到你的用心和诚意，因为你不是泛泛而谈，而是真正在为他考虑。

第六封邮件：深挖关键人物背景，寻找共同点。

利用国际职业社交平台（如LinkedIn），去了解你联系的关键人物的职业背景。你可能会惊喜地发现，他以前曾在你合作过的公司工作过。这时候，你就可以巧妙地在邮件中顺势提一句：“I found you used to work at ABC Company — we’ve been supplying them for 4 years.”（我发现您以前在ABC公司工作过，我们已经给他们供货四年了。）这种不经意的“巧合”，能够迅速拉近你们的距离，建立起一种基于共同经验的信任感。

第七封邮件：用实打实的“现场”打消客户疑虑。

外贸客户最担心的，就是信息的虚假和不透明。他们渴望看到真实的生产过程，真实的物流状况。所以，你可以定期给客户发送一些工厂的生产照片、产品出货前的检验视频、甚至是货物装柜时的现场照片。虽然我们这里不能直接展示图片，但你可以通过文字生动地描述这些场景：比如，繁忙而有序的生产线上，工人们一丝不苟地操作着精密设备；质检员们在出货前，对每一件产品进行细致入微的检查；再比如，整齐码放的货物被小心翼翼地装入集装箱，准备远渡重洋。这些真实的场景，能够让客户感受到你们的诚信和产品的可靠性，从而大大增加他们对你的信任度。

阶段四：跟进不是机械任务，而是有温度的坚持

很多外贸新人，常常把客户跟进当成一种机械性的“打卡”任务，觉得只要按时发送邮件，就算完成了任务。然而，真正优秀的外贸人，会把跟进变成一种艺术，一种让客户逐渐习惯你存在的方式，就像日常生活中不可或缺的一部分。

我们团队的销冠大姐，就有一个非常典型的意大利客户。这位客户大半年都没有下过订单，但是销冠大姐并没有放弃。她每隔两周就会给客户发一次简短的更新，内容可能是公司新产品的照片，可能是行业内最新的动态新闻，也可能仅仅是一句节日的问候。久而久之，这位意大利客户竟然觉得销冠大姐就像是他自己团队里的一员，自然而然地融入到了他的工作中。后来，当他们公司突然遇到一笔紧急订单时，客户第一时间想到的，就是我们，第一时间联系的，就是销冠大姐。

这说明什么？客户最终选择你，不仅仅是因为你的产品价格好、质量好、服务好，更是因为他们已经习惯了你的存在，习惯了你的专业、细致和温暖。这种习惯，才是最坚实的合作基础。

阶段五：跟进的节奏感，不逼单但不断线

在客户跟进中，掌握好“节奏感”至关重要。它的核心原则就是：不逼单，但绝不断线。让客户感受到你的专业和存在，但又不会觉得被过度打扰。我们团队总结了一套行之有效的跟进节奏：

1. 最初三封邮件： 保持较高的频率，通常是2-3天发送一封。
2. 后续跟进： 将频率调整为每1-2周一次，确保客户不会把你遗忘。
3. 节假日或特殊事件： 利用这些时机进行更深度、更具人情味的临时跟进，比如送上节日祝福，或者分享行业热点看法。

除了邮件，我还会故意更换沟通渠道，以期在不同场景下触达客户。比如，如果邮件一直没有收到回复，我可能会去国际社交平台上给客户的动态点个赞，或者留言评论一下。如果社交平台也没动静，我就可能通过即时通讯工具发一张工厂最新的现场照片，展示一下我们生产的活力。如果即时通讯工具依然石沉大海，我就会果断地打个电话过去，问候一声，或者直接沟通。

为什么要这样做呢？因为不同的客户有不同的偏好，也可能在不同的时间段关注不同的平台。邮件可能被淹没，但社交媒体上的一个互动，或者即时通讯工具上的一张照片，都可能在某个不经意的瞬间，再次唤起客户对你的关注。

很多人都以为，最终能够成交，是因为你的产品价格有优势，质量过硬，或者服务特别周到。但我想告诉你一个更深层次的秘密：很多客户之所以最终选择签单，是因为他们已经习惯了你的存在。当其他供应商在收到几次不回复后就选择放弃时，你依然在坚持，依然在提供价值，那么客户心里就会有这样一种潜意识：“算了，既然你还在，那这份合作就交给你吧。”

新媒网跨境认为， 在外贸的江湖里，客户关系管理的核心，其实就是“习惯”二字。做到最后，就是一句话：客户不是因为选择你才习惯你，而是因为习惯了你的优秀、你的专业、你的真诚、你的坚持，最终才选择了你。这是一种基于信任和价值的长期合作。

实用话术，助你攻克不同客户状态

在实际操作中，一套灵活多变的沟通话术，能让你在各种客户跟进场景中游刃有余。接下来，我将根据不同的客户状态，为大家整理一些我百试不爽的实战话术，它们接地气，绝不是那种生硬的“AI腔”。

情境一：客户初次联系后石沉大海（破冰+试探）

面对这种情况，我们不能急于推销，而是要温和地再次引起对方的注意，并探寻原因。

1. 你可以用轻松的语气开场：“Hi [Name], I hope my last email didn’t get buried in your inbox.”（[客户姓名]您好，希望我上封邮件没有被您的收件箱淹没。）这样既提醒了对方，又显得不那么咄咄逼人。
2. 或者，直接表达你的目的：“Kindly checking in to see if the information I sent was relevant to your needs.”（冒昧地再次确认一下，我之前发送的信息是否和您的需求相关呢？）直接而礼貌，能让客户明白你是在关心他的需求。
3. 如果客户确实不方便，我们可以主动给予选择权：“If now is not the right time, when would be better for us to discuss this?”（如果现在不是一个合适的沟通时机，那么您看什么时候我们聊比较方便呢？）这样能体现你的体贴和耐心。
4. 有时候，分享一些与客户市场相关的资讯，是很好的切入点：“I came across an article about your market and thought you might find it interesting.”（我刚好看到一篇关于你们市场的文章，觉得您可能会感兴趣。）这表明你一直在关注他的市场动态，能提供额外的价值。
5. 或者，主动提供定制化服务，降低客户的决策成本：“Would you like me to prepare a quick proposal tailored to your key product line?”（要不要我帮您针对贵司的主打产品，做一个快速的定制方案呢？）

情境二：客户表现出兴趣但仍犹豫不决（推动决策）

当客户表现出一定兴趣，但又迟迟不肯下决定时，我们需要进一步强化他们的信心，并消除疑虑。

6. 巧妙地强调你的独特优势：“I see you may have options, but here’s why our solution could be the better fit for you.”（我理解您可能正在比较多家选择，但我们能更好地契合您的需求，原因在这里。）
7. 打消顾虑，提供解决方案：“Many of our clients had the same concerns at first — here’s how we addressed them.”（我们很多客户一开始也有同样的顾虑，但我们是这样解决的，您可以参考一下。）
8. 提供小范围试用，用事实说话：“Would you like me to run a small trial order so you can see the results before committing?”（要不要我们先做一个小批量试订单，让您在正式决定前，先看到实际的效果呢？）
9. 适时提醒优惠或时效性：“The offer I sent is valid until [date], and I’d love for you to lock it in.”（我发送的这份报价有效期到[日期]，非常希望您能尽快锁定这个优惠。）
10. 灵活应对预算问题，展现你的诚意：“If budget is the issue, we can look at adjusting the spec without compromising core quality.”（如果是预算方面的问题，我们可以在不影响核心质量的前提下，看看能否调整一下产品规格，以适应您的预算。）

情境三：客户已读不回（提醒+制造参与感）

客户可能看了邮件，但就是不回复，这时候你需要一些技巧来再次引起他的注意，并尝试获得他的反馈。

11. 再次确认邮件是否送达：“Hi [Name], I wanted to make sure my email reached you. Did you get a chance to review it?”（[客户姓名]您好，我只是想确认我的邮件您收到了吗？您有机会看一眼吗？）
12. 寻求反馈，了解想法：“I sent over some details last week and wanted to get your thoughts.”（我上周发了一些详细信息给您，很想听听您的想法。）
13. 主动询问是否遗漏信息：“Is there anything missing from my proposal that would help you move forward?”（我的方案中是不是还缺少了什么信息，可以帮助您更好地推进项目呢？）
14. 提议电话沟通，提高效率：“I’d be happy to jump on a quick call to answer any questions you have.”（我很乐意安排一个简短的电话，来帮您解答任何疑问。）
15. 留下再次跟进的空间，体现耐心：“Would it be okay if I followed up next week in case you’re busy now?”（如果您现在比较忙，我下周再跟进一下可以吗？）

情境四：客户长期没下单但关系仍在（持续刷存在感）

即使客户长期没有下单，也要持续地刷存在感，让他记住你。每一次互动都是为未来的合作埋下伏笔。

16. 分享工厂近况，展现活力：“Wanted to share a quick update from our factory — we’ve recently upgraded our production line.”（想和您分享一下我们工厂的最新动态，我们最近升级了生产线。）
17. 分享类似成功案例，激发兴趣：“We’ve just completed a similar project for a client in [country] — I thought you might like to see the results.”（我们刚给[国家]的一位客户完成了一个类似的项目，觉得您可能会想看看成果。）
18. 结合季节性或行业特点，进行提醒：“With the holiday season coming, many of our clients are booking early to secure lead times.”（随着节日季的临近，我们很多客户都提前下单，以锁定交期。）
19. 关注客户公司动态并祝贺：“That your company has launched [new product] — congratulations! We can help you with [related support].”（听说贵公司推出了[新品]，恭喜恭喜！我们可以在[相关支持]上帮到您。）
20. 主动提供专业建议，展现价值：“If you’re planning for next quarter, I’d be happy to suggest some cost-saving options.”（如果您正在规划下一季度的订单，我很乐意为您提供一些节省成本的方案。）

情境五：临门一脚催订单（礼貌但有压迫感）

到了最后关头，我们需要礼貌而坚定地促使客户下决定，但要把握好“度”，避免让客户反感。

21. 强调生产档期有限：“We’ve reserved production slots for your order, but they will only be available until [date].”（我们已经为您的订单预留了生产档期，但这些档期只保留到[日期]。）
22. 明确交期要求：“To meet your delivery deadline, we’d need to receive confirmation by [date].”（为了确保能够按时交付，我们需要在[日期]前收到您的确认。）
23. 提醒价格波动风险：“Our current raw material prices are locked until [date] — confirming now will avoid any increases.”（目前原材料的价格锁定到[日期]，现在确认可以帮助您避免任何涨价风险。）
24. 制造紧迫感，但要真诚：“I’d hate for you to miss this batch as the next slot is [number] weeks later.”（我真不希望您错过这一批生产，因为下一档期可能要再等[几]周了。）
25. 承诺优先安排，给出额外福利：“If we proceed today, I can ensure priority in production and shipping.”（如果我们今天确认，我可以保证您的订单在生产和出货上都能获得优先排期。）
26. 结合特定事件提醒：“This is the last week to guarantee delivery before [event/date].”（这是确保在[特定事件/日期]前交付的最后一周了。）
27. 营造市场热度，促其跟进：“Several clients in your region have already booked for this season — I’d like to make sure you don’t miss out.”（您所在地区已经有几家客户锁定了本季的订单，我不希望您错失良机。）
28. 表达准备就绪，只等指令：“I’ve prepared all the paperwork — just waiting for your go-ahead.”（所有文件我都已经准备好了，就等您一声确认了。）
29. 重申快速响应能力：“We’re ready to start production as soon as we get your confirmation.”（只要收到您的确认，我们就可以马上安排生产。）
30. 递出最终橄榄枝：“If you’re happy with the terms, I can send over the final PI today.”（如果您对条款满意，我今天就可以把最终的PI发给您了。）

这些话术并非僵硬的模板，而是你在与客户沟通时可以灵活运用的工具。它们旨在帮助你在维护良好关系的同时，有效地推动订单进展。外贸工作，除了产品本身，更是一场人与人之间的沟通与信任的建设。希望这些肺腑之言和实战技巧，能助你在外贸之路上披荆斩棘，行稳致远！

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